Excel Zahlen formatieren

Damit in Excel gerechnet werden kann, müssen in die Zellen reine Zahlen eingegeben werden. Trotzdem sollen z.B. oft das Eurozeichen € oder kg etc. hinter den Zahlen stehen. In diesen Fällen müssen die Excel Zahlen bzw. die Zellen dementsprechend formatiert werden. Um Einträge zu vereinfachen, können Zellen bereits auch im Vorfeld mit Zahlenformatierungen versehen werden. Hierzu markieren Sie zuerst die entsprechenden Felder und drücken dann die rechte Maustaste. In dem nachfolgenden Menü wählen Sie „Zellen formatieren“.

Danach können nicht nur die Zahlen, sondern auch die Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Ausfüllen und Schutz formatiert werden.

Kleine Übung: Geben Sie in der Zelle B2 die Zahl „40858,4661“, in der Zelle B3 die Zahl „0,19“ und in der Zelle B4 die Zahl „-1234“ ein und markieren Sie diese 3 Zellen. Anschließend führen Sie die Formatierungen durch. Unter „Vorschau“ können Sie kontrollieren, wie sich das gewählte Format auf den markierten Bereich auswirkt.

Zahlen

In den Kategorien können Sie unter Standard, Zahl, Währung, Buchhaltung, Datum, Uhrzeit, Prozent, Bruch, Wissenschaft, Text, Sonderformat, Benutzerdefiniert wählen und mit der OK-Taste aktualisieren. Testen Sie die verschiedenen Auswahlen und Einstellungen

Standard

Standardzellen haben kein bestimmtes Zahlenformat.

Zahl

Bei der Zahl kann man anklicken, dass das 1000er-Trennzeichen verwendet werden soll. Die Anzahl der Dezimalstellen kann über ein Drehfeld von 2 auf einen anderen Wert geändert werden. Hierbei wird kaufmännisch auf- und abgerundet. Die Darstellung der negativen Zahlen kann in schwarzer Schrift mit einem Minuszeichen, in roter Schrift oder in roter Schrift mit einem Minuszeichen gewählt werden.

Währung

Die Anzahl der Dezimalstellen kann über ein Drehfeld von 2 auf einen anderen Wert geändert werden. Hierbei wird kaufmännisch auf- und abgerundet. Die Darstellung der negativen Zahlen kann in schwarzer Schrift mit einem Minuszeichen, in roter Schrift oder in roter Schrift mit einem Minuszeichen gewählt werden. Das Symbol für das Währungszeichen kann ausgewählt werden. Standard ist das Euro-Zeichen „€“.

Buchhaltung

Buchhaltung richtet die Währungssymbole und die Dezimalstellen in einer Spalte aus. Die Anzahl der Dezimalstellen kann über ein Drehfeld von 2 auf einen anderen Wert geändert werden. Hierbei wird kaufmännisch auf- und abgerundet. gewählt werden. Das Symbol für das Währungszeichen kann ausgewählt werden. Standard ist das Euro-Zeichen „€“.

Prozent

Die Anzahl der Dezimalstellen kann über ein Drehfeld von 2 auf einen anderen Wert geändert werden. Hierbei wird kaufmännisch auf- und abgerundet. Der Zellinhalt wird mit Hundert multipliziert und zeigt das Ergebnis mit einem Prozentzeichen an. In der Zelle steht dann z.B. der Wert „19%“.

Datum

Das Datum beginnt mit der Zahl 1 am 01.01.1900 und wird dann pro Tag um 1 hochgezählt, so ist z.B. der 11.11.2011 mit der Zahl 40858 belegt. Die Nachkommastellen sind für die Uhrzeit vorgesehen. Durch die Formatierung der Zahl als Datum wird in Zelle der 11.11.2011 dargestellt. Im Typ kann die Darstellung des Datums angewählt werden wie:

• 11.11.2011
• 11.11
• 11.11.11
• 11. Nov.
• 11. Nov. 11
• 11. Nov 11
• Nov. 11
• November 11
• 11. November 2011
• 11.11.11 11:11 AM
• 11.11.11 11:11

Das Gebietsschema kann ausgewählt werden. Standard ist Deutsch (Deutschland).

Uhrzeit

Die Nachkommastellen werden in die Uhrzeit umgewandelt, so ist z.B. X,4661 die Uhrzeit 11 Uhr 11 Minuten und 11 Sekunden. Im Typ kann die Darstellung der Uhrzeit angewählt werden wie:

• 11:11:11
• 11:11
• 11:11 AM
• 11:11:11 AM
• 11:11,0
• 980603:11:11 (Stunden seit 00:00 Uhr im Jahr 1900)
• 11.11.11 11:11 AM
• 11.11.11 11:11

Das Gebietsschema kann ausgewählt werden. Standard ist Deutsch (Deutschland).

Bruch

Die Nachkommastellen werden in einem Bruch umgewandelt. Markieren Sie z.B. die Zelle mit dem Inhalt 0,19. Im Typ kann die Darstellung als Bruch angewählt werden wie:

• (Einstellig) 1/5
• (Zweistellig) 15/79
• (Dreistellig) 19/100
• (Als Halbe) 0
• (Als Viertel) 1/4
• (Als Achtel) 2/8
• (Als Sechzehntel) 3/16

Oft ist man nicht ganz zufrieden mit dem Ergebnis, aber man kann nun mal nur das darstellen, was Excel mit dieser Formatierung macht. Bei glatten Brüchen wie ½, ¼, klappt es sehr gut und man kann sehr gut mit solchen Formatierungen arbeiten. Es kommt daher auf die eingegebenen Zahlenwerte an, denn auch hier wird entsprechend gerundet.

Wissenschaftlich

In dieser Darstellung werden Zahlen im Exponentialformat angezeigt. In Zelle wird z.B. der Wert 40858,4661 als 4,08E+04 dargestellt (4,08 mal 10 hoch 4). Die Zahl der Dezimalstellen kann über ein Drehfeld von 2 auf einen anderen Wert verändert werden. Diese Zahlenformatierung wird in der Praxis sehr selten angewendet. Es ist aber wichtig zu wissen, dass in den Programmen, so auch in Excel, in diesem Zahlenformat intern gerechnet wird, und die Zahlen für die Anwendung anschließend entsprechend der einzelnen Anwendung umgewandelt wird.

Text

Die Zahlen werden als Text dargestellt, aber nicht in Text umgewandelt. Die Ausrichtung erfolgt standardmäßig linksbündig, kann aber auch anders ausgerichtet werden (rechtsbündig oder zentriert).

Sonderformat

In dieser Kategorie werden eine Reihe von vordefinierten Formaten angeboten, wie sie häufig in Listen oder Datenbanken vorkommen (z.B. Postleitzahlen, Versicherungsnachweisnummer oder ISBN-Nummern).

Benutzerdefiniert

Hier können Sie Zahlenformate selber definieren. Einige sind schon vorgegeben, Sie können diese verwenden und nach Ihren Vorstellungen verändern. Die bestehenden Formate bleiben erhalten und die von Ihnen veränderten Formate werden hinzugefügt. Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Platzhalter:

• 0 (Null): Platzhalter für eine Ziffer. Nicht besetzte Stellen werden durch Nullen aufgefüllt, die Zahl 47 wird bei dem gewählten Format 0.000,00 in der Tabelle in der Form 0.047,00 dargestellt.
• #: Platzhalter für eine Ziffer. Nur tatsächlich vorhandene Ziffern werden dargestellt, die Zahl 47 wird bei dem gewählten Format #.###,## in der Tabelle in der Form 47, dargestellt.
• ?: Platzhalter für eine Ziffer. Nicht besetzte Stellen werden durch Leerzeichen ersetzt, dadurch wird die Kommastelle stellengenau dargestellt.
• %: Die eingegebenen Ziffern werden mit 100 multipliziert und mit Prozentzeichen ausgegeben, aus der Zahl 1 wird 100%.
• „Text“: Der innerhalb der Anführungszeichen stehende Text wird als Text ausgegeben, aus der Zahl 15 wird mit dem Format 0 „ Meter“ 15 Meter. Achten Sie darauf, dass zwischen den linken Anführungszeichen und dem Text ein Leerzeichen steht, damit der Text nicht gleich an der Zahl angefügt wird, sondern einen kleinen Abstand von einem Leerzeichen hat.
• [Farbe]: In der Tabelle stehende Werte werden in der in der Klammer stehenden Farbe angezeigt. Mögliche Farbwerte sind Schwarz, Weiß, Rot, Grün, Blau, Gelb, Magenta und Zyan.
• @: Der vor dem @ stehende Text wird zusammen mit dem Text ausgegeben.
• *: Wiederholungszeichen.
• €: Das Euro-Zeichen kann an beliebiger Stelle eingefügt werden, ohne Anführungszeichen.
• ( ): Klammer auf und Klammer zu für die evtl. Darstellung von negativen Werten. Auch hier brauchen keine Anführungszeichen eingegeben werden
• -: Minuszeichen für die Ausgaben von negativen Werten.
• M: Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null (1 - 12).
• MM: Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null (01 - 12).
• MMM: Zeigt den Monat als Textabkürzung (Jan - Dez).
• MMMM: Zeigt den Monat als Text (Januar - Dezember).
• MMMMM: Zeigt den Monat als Textabkürzung (J - D).
• [M]: Zeigt Monat über „12“ an.
• T: Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null (1 - 31).
• TT: Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null (01 - 31).
• TTT: Zeigt den Tag als Textabkürzung (Mon - Son).
• TTTT: Zeigt den Tag als Text (Montag - Sonntag).
• TTTTT: Zeigt den Tag als Textabkürzung (M - S).
• [T]: Zeigt Tag über „31“ an.
• JJ: Zeigt das Jahr zweistellig (00 – 99).
• JJJJ: Zeigt das Jahr vierstellig (2000 – 2099).
• h: Zeigt Stunden einstellig (0 – 23).
• hh: Zeigt Stunden zweistellig (00-23).
• [h]: Zeigt Stunden über „23“ an.
• m: Zeigt Minuten einstellig (0 - 59).
• mm: Zeigt Minuten zweistellig (00 – 59).
• [m]: Zeigt Minuten über „59“ an.
• s: Zeigt Sekunden einstellig (0 – 59).
• ss: Zeigt Sekunden zweistellig (00 – 59).
• [s]: Zeigt Sekunden über „59“ an.
• ss.00: Zeigt Sekunden und Teile von Sekunden an.
• AM/PM: Zeigt die Stunden 1-12 am Vormittag (AM) und am Nachmittag (PM) an.

Beispiele:

Zahlenwert	Ausgabe	Format
1234	1.234	#.###
,25	,25	#,#
,25	0,25	0,#
12,1	12,10	0,00
1234,5	1,234,50 €	#,##0,00 €
,4	0,40 €	#.##0,00 €
1234	1.234	[Blau] #.###
5.2.10	Freitag, 05. Feb. 10	TTTT, TT. MMM. JJ
1:15	75 Minuten	[m] „ Minuten“

Ein Zahlenformat besteht aus bis zu 4 Abschnitten, die durch Semikolon voneinander getrennt werden. Die ersten drei Abschnitte sind für die Darstellung der Zahlen in der Tabelle verantwortlich. Der vierte Abschnitt wird für einen Text verwendet.

Format:

• Positive Zahl ; Negative Zahl ; Null-Wert ; Text

Beispiel:

• [Blau] #.##0,00 € ;[Rot] (#.##0,00) €; [Zyan] 0,00 €

Zahlenformatierung und Berechnung

Achtung, in Excel wird mit den bestehenden Werten gerechnet, unabhängig von der Formatierung. Das kann dazu führen, dass das Ergebnis scheinbar falsch ist. Beispiel:

• Zelle B2 gleich „1,5“
• Zelle C2 gleich „1,5“
• Zelle D2 gleich „= B2 + C2“

Formatierung:

• Zellen B2 bis D2 gleich #.##0

Somit erscheint in den Zellen:

• B2 gleich „2“
• C2 gleich „2“
• D2 gleich „3“

Aber „2+2“ sind „4“ und nicht „3“ Denken Sie also daran, dass Sie sich nicht darauf verlassen können, was auf dem Bildschirm in den Zellen steht, in Wirklichkeit wird doch mit anderen, den genauen Werten gerechnet.