Bewerbung per E-Mail
Durch die Verbreitung des Internets sind völlig neue Möglichkeiten entstanden, um sich bei Unternehmen auf Jobs zu bewerben. Eine Form ist die Bewerbung per E-Mail. Mit wenigen Mausklicks kann man sich weltweit auf Jobs bewerben und Dokumente wie Lebenslauf, Zeugnisse etc. abschicken. In wenigen Sekunden landet die Bewerbung im Briefkasten des Unternehmens. Eine E-Mail Bewerbung hat folgende Vorteile:
- Es ist extrem kostengünstig. Gegenüber einer herkömmlichen Bewerbung spart man sich die Kosten für Papier, Druckerpatronen, Bewerbungsmappen, Umschläge, Porto und Bewerbungsfotos. Wenn man alles zusammen rechnet, spart man sich einen Betrag von ca. 5-10 Euro pro Bewerbung. Nimmt man es sehr genau, spart man sich sogar den Verschleiß am Drucker. So kann man sich auf sehr viele Stellen bewerben, ohne dabei tief in die Tasche greifen zu müssen.
- Man spart sich pro Bewerbung eine nicht unerhebliche Zeit. Bei einer Bewerbung per Post muss man alles auf Papier ausdrucken, kontrollieren, evtl. unsaubere Ausdrucke aussortieren und neu drucken, das Bewerbungsfoto anbringen, in den Umschlag eintüten und zur Post bringen. All das entfällt bei einer Bewerbung per E-Mail.
- Beim Verschicken von Bewerbungsunterlagen hat man mehr Möglichkeiten. Es müssen nicht unbedingt immer langweilige Dokumente sein, womit man sich bewirbt. Beispielsweise könnte man für einen Job aus dem kreativen Bereich eine Powerpoint-Präsentation erstellen und so zeigen, wie kreativ man ist. Software-Entwickler könnten ein kleines Beispielprogramm mitschicken, das man selbst entwickelt hat. So kann man direkt demonstrieren, was man kann. Natürlich könnte man diese Dinge auch auf dem Postweg als CD/DVD mitschicken. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass der Versand per E-Mail praktischer ist, da die wenigsten Personalverantwortlichen sich die Zeit nehmen, um eine CD/DVD ins Laufwerk einzulegen und den Inhalt anzuschauen. Per E-Mail lässt sich dagegen einfacher klicken. Außerdem ist nicht immer sichergestellt, dass die Empfänger ein CD/DVD-Laufwerk besitzen. In Zeiten von USB-Sticks sind CD- und DVD-Laufwerke auf dem absterbenden Ast und werden kaum mehr benutzt. In vielen Rechnern sind sie gar nicht mehr vorhanden.
- Ist die Bewerbungsmappe in elektronischer Form erstellt, z.B. als PDF-Dokument oder Powerpoint-Präsentation, kann man sie beliebig oft wiederverwenden.
- Das E-Mailprogramm gehört zu den meist genutzten Tools in den Unternehmen. Ist die Bewerbung im Posteingang der Empfänger, kann man direkt mit dem Absender kommunizieren. Zum Telefonhörer greifen die Beschäftigten mittlerweile ungern. Personalverantwortliche haben meistens Zeitblöcke, in den sie die Bewerber kontaktieren. Ist man grade zu dem Zeitpunkt telefonisch nicht erreichbar, könnte man unter Umständen eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch verspielen. Eine schriftliche Einladung verursacht Kosten und ist genauso zeitraubend wie das Abschicken der Bewerbung per Post.
Tipps für E-Mail Bewerbungen
Bewerbungen, die man per E-Mail abschickt, unterscheiden sich von einer normalen Bewerbung, die man per Post verschickt. Daher sind nachfolgend einige Tipps aufgelistet, die man beachten sollte.
PC ohne Malware verwenden
Für eine E-Mail Bewerbung benötigt man nicht unbedingt einen eigenen PC oder Internetanschluss. Sofern man keinen eigenen PC hat, kann man auch PC's in Internet-Cafes oder von Freunden benutzen. Auf jeden Fall sollte man darauf achten, einen PC zu verwenden, der frei von Malware und sonstiger Schadsoftware ist. Sonst könnte es passieren, dass mit der E-Mail Bewerbung eine Malware mitgeschickt wird und das macht sicherlich keinen guten Eindruck oder die E-Mail kommt gar nicht an, weil sie von Virenscannern gefiltert bzw. nicht zum Empfänger durchgelassen wird.
E-Mailadresse
Beim Anlegen einer E-Mailadresse verwenden viele Menschen sogenannte "Nicknames". Dabei werden häufig besonders cool klingende Namen wie z.B. batman39**, battlewarrior**, sweetchick** etc. benutzt, die einen Teil der E-Mailadresse ausmachen. Man sollte für eine E-Mail Bewerbung auf keinen Fall eine E-Mailadresse mit einem Nickname verwenden, sondern nach Möglichkeit eine E-Mailadresse mit dem Vor- und Nachnamen in der Form Max.Mustermann@emailanbieter.example.com. Ist keins vorhanden, sollte man sich eine neue E-Mailadresse bei einem E-Mailanbieter der Wahl anlegen. Die Verantwortlichen für das Personal antworten nicht gerne auf eine E-Mailadresse wie batman568** etc. Bei einer Bewerbung geht es um eine berufliche Tätigkeit, daher sollte man das entsprechend seriös behandeln.
E-Mail Account
Zum Abschicken sollte man immer den privaten E-Mailaccount verwenden und nicht den E-Mailaccount, den man evtl. beim derzeitigen Arbeitgeber, Verein etc. benutzt.
Bewerbungsanschreiben
Das Bewerbungsanschreiben sollte man entweder in die E-Mail selbst schreiben oder als Dateianhang, zusammen mit den übrigen Unterlagen als PDF-Dokument. Der Trend geht in die Richtung, dass das Anschreiben als Dateianhang mitgeschickt wird. Welche Entscheidung man trifft, obliegt bei jedem selbst.
Betreffzeile und Anschreiben in der E-Mail
Die Betreffzeile und das Anschreiben formuliert man wie bei einem normalen Bewerbungsanschreiben. Sofern man das Bewerbungsanschreiben als Dateianhang mitschickt, ist es nicht unbedingt notwendig, das gesamte Anschreiben zusätzlich im E-Mailtext zu wiederholen. Allerdings sollte man in solchen Fällen trotzdem einige Sätze schreiben, um das Interesse zu wecken. Kurze Sätze wie "Anbei sind meine Bewerbungsunterlagen..." sollten vermieden werden, da es doch sehr knapp ist.
Die Betreffzeile sollte so gewählt werden, dass der Empfänger etwas damit anfangen bzw. einen Bezug zu der Stelle herstellen kann, auf die man sich bewirbt. Weil die Unternehmen häufig Anzeigen für viele Stellen zur selben Zeit schalten, können sie ohne eine aussagekräftige Betreffzeile nicht immer automatisch wissen, auf welche Stelle man sich bewirbt. Wurde z.B. in der Stellenanzeige eine Kennziffer hinterlegt, sollte man die Kennziffer in die Betreffzeilen einfügen, so dass die Bewerbung eindeutig zuordenbar ist.
Bewerbungsmappe als Dateianhang
Die komplette Bewerbungsmappe mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen etc. sollte als ein einziges PDF-Dokument verschickt werden. Wie man eins erstellt, wird unter PDF erstellen erklärt. Wenn man jedes Dokument als eine separate Datei verschicken würde, hat die E-Mail unter Umständen 20 Dateien und sorgt für Konfusion bei den Empfängern. Niemand öffnet gerne 20 Dateien, um die gewünschten Dokumente zu lesen. Hat man alles in einem PDF-Dokument, kann man schnell von einer Seite zur nächsten springen bzw. scrollen. Außerdem kann man so die Reihenfolge der einzelnen Seiten selbst festlegen.
Deckblatt und Foto
Ob man mit dem Dateianhang ein Deckblatt mitschickt, obliegt bei jedem selbst. Der Trend geht jedoch in die Richtung, dass kein Deckblatt erwartet bzw. erwünscht wird. Stattdessen wird häufig erwartet, dass das Bewerbungsfoto in den Lebenslauf eingefügt wird.
PDF-Dokument als Dateiformat
Als Dateiformat für den Dateianhang sollte man nur gängige Dateiformate bzw. nur PDF benutzen. Andere Dateiformate sollten nicht verwendet werden, da es sonst passieren kann, dass der Empfänger die Datei nicht öffnen kann, weil das entsprechende Programm zum Öffnen der Dateien nicht vorhanden ist. PDF ist weitgehend der Standard für den Versand von Dokumenten im Internet. Das Programm zum Öffnen von PDF-Dokumenten ist kostenlos, kann von jedem über das Internet runter geladen werden und ist auf den meisten Rechnern bereits vorhanden.
Benennung des Dateianhangs
Bei der Erstellung des PDF-Dokuments sollte man darauf achten, einen aussagekräftigen und seriösen Namen für das Dokument zu wählen, der nicht zu lang ist, z.B. Bewerbungsunterlagen-Max-Mustermann.pdf.
Sonstige Dateiformate
Auf sonstige Dateien bzw. Dateiformate sollte verzichtet werden. In manchen Fällen kann jedoch das Mitschicken einer anderen Datei sinnvoll sein, z.B. eine Powerpoint-Präsentation für einen kreativen Job. Dabei sollte man darauf achten, dass sichergestellt ist, dass der Empfänger die Datei öffnen kann. Sollte man sich z.B. dazu entschließen, eine Powerpoint-Präsentation mitzuschicken, kann man die Präsentation so exportieren, dass man dafür kein zusätzliches Programm benötigt. In früheren Powerpoint-Versionen wurde die Funktion "Pack & Go" genannt und in neueren Versionen "Verpacken für CD", wobei man die Datei nicht auf CD brennen muss und als E-Mail verschicken kann.
Größe der E-Mail
Die gesamte E-Mail sollte so klein wie möglich gehalten werden. Als Richtwert gelten hier 2-3 MB, in Ausnahmefällen auch etwas höher oder geringer. Häufig scannt man Bilder von Zeugnissen und fügt sie in den Dateianhang, der dadurch sehr große Ausmaße annehmen kann. Es gibt in Word z.B. Möglichkeiten, alle enthaltenen Bilder zu komprimieren, bevor man ein PDF-Dokument erstellt.
Formatierung des E-Mailtextes
Für den E-Mailtext sollte man als E-Mailformat "Nur-Text-Formatierung" wählen. Das Format "Rich-Text" oder "HTML" könnte bei den Empfängern aufgrund von Sicherheitsbedenken deaktiviert sein.
Keine mehrfachen Bewerbungen
Mehrfache Bewerbungen per E-Mail für ein und dieselbe Stelle könnten als Spam aufgefasst werden. Daher gilt das zu vermeiden.
Sonstiges
Auf sogenannte Emoticons wie Smileys etc. sollte verzichtet werden.
Sicherheit und Datenschutz bei E-Mailbewerbungen
Man sollte sich dessen bewusst sein, dass unverschlüsselte E-Mails im Grunde wie Postkarten sind. Beim Verschicken einer E-Mail an ein Unternehmen werden die Daten über verschiedene Knotenpunkte im Internet verschickt, bis es beim elektronischen Postfach des Empfängers landet. Theoretisch könnten die Daten an beliebigen Punkten abgefangen und ausgelesen werden. Da eine Bewerbung sehr persönliche Informationen enthält, sollte man eine E-Mail soweit es geht verschlüsseln.
Die Verbindung zum E-Mailprovider sollte nach Möglichkeit verschlüsselt erfolgen. Benutzt man zum Verschicken von E-Mails z.B. ein E-Mailprogramm, dann kann man, sofern es vom E-Mailprovider unterstützt wird, den verschlüsselten Verbindungstyp (SSL/TLS) wählen. Hierbei wird jedoch nicht die E-Mail an sich verschlüsselt, sondern ein verschlüsselter Kanal zum Provider aufgebaut. Die Weiterleitung vom Provider zum Empfänger ist unterschiedlich und könnte unter Umständen trotzdem unverschlüsselt sein.
Möchte man die E-Mail selbst verschlüsseln, benötigt man hierfür das öffentliche Verschlüsselungszertifikat (Schlüssel) des Empfängers. Solche Verschlüsselungszertifikate bestehen aus einem Schlüsselpaar (öffentlich/privat). Der öffentliche Schlüssel dient zum Verschlüsseln der E-Mail. Der private Schlüssel dient zum Öffnen der verschlüsselten E-Mail. Der öffentliche Schlüssel kann verteilt werden. Viele Unternehmen bzw. Personalverantwortliche bieten für den verschlüsselten E-Mailverkehr auf der Webseite solche öffentlichen Schlüssel (Zertifikate) zum Download an. Damit kann man im Grunde nichts gefährliches anstellen. Denn, diese dienen nur dazu, E-Mails zu verschlüsseln. Zum Entschlüsseln benötigt man einen privaten Schlüssel (Zertifikat), der zum öffentlichen Schlüssel passt und den in der Regel nur der Eigentümer des öffentlichen Schlüssels besitzt. So wird eine E-Mail ver- und entschlüsselt. Man nennt diese Art der Verschlüsselung auch Ende-zu-Ende Verschlüsselung.
Möchte man, dass der Empfänger bei einer Rückantwort die E-Mail ebenfalls verschlüsselt abschickt, so muss man ihm den eigenen öffentlichen Schlüssel zukommen lassen. Dieser kann damit die E-Mail verschlüsseln und mit dem eigenen privaten Schlüssel kann die E-Mail wieder entschlüsselt werden. Solche Verschlüsselungspaare (öffentlich/privat) kann man bei verschiedenen Anbietern bekommen. Allerdings ist die Prozedur hierfür nicht immer einfach.