Bezugszeichen- und Kommunikationszeile in Geschäftsbriefen
Wenn man Geschäftsbriefe erstellt, so muss man häufig wichtige Bezugsangaben machen, um dem Leser wichtige Informationen für die Korrespondenz auf einem Blick zur Verfügung zu stellen. Typische Bezugsangaben sind z.B. Aktenzeichen, Ihr Zeichen, Unser Zeichen, Name des Sachbearbeiters und ähnliche Dinge. Diese Informationen können im Informationsblock untergebracht werden. Gemäß DIN-5008 kann man die Angaben aus dem Informationsblock aber auch in der Bezugszeichenzeile und Kommunikationszeile unterbringen. Die Positionierung der beiden Blöcke ist unterschiedlich, weil nach DIN-5008 Geschäftsbriefe zwischen Typ A und Typ B unterschieden werden.
Bezugszeichen- und Kommunikationszeile in Typ A
Beim Typ A ist die Höhe des Briefkopfs nur 27 mm. Darunter wird auf der linken Seite das Anschriftfeld platziert, wobei zwischen der Unterkante des Briefkopfs und der Unterkante des Anschriftfelds ein Abstand von 45 mm ist. Die Unterkante der Kommunikationszeile liegt in einer Linie mit der Unterkante des Anschriftfelds. Somit beträgt der Abstand zur oberen Blattkante 72 mm. Der Abstand zur linken Blattkante beträgt 125 mm. Die Breite der Kommunikationszeile ist variabel, sollte jedoch nicht mehr als 75 mm betragen.
Der Abstand der Bezugszeichenzeile zur linken Blattkante beträgt 25 mm, so dass die erste Spalte in einer Flucht mit dem Anschreibentext liegt. Auf der rechten Seite liegt die Bezugszeichenzeile in einer Flucht mit der rechten Kante der Kommunikationszeile. Zwischen der Kommunikations- und Bezugszeichenzeile werden zwei Zeilen Abstand gelassen und das entspricht bei einer Zeilenhöhe von 4,23 mm insgesamt 8,46 mm. Die einzelnen Spalten werden horizontal in einem Raster von 50 mm angeordnet. Der Abstand zur Betreffzeile beträgt ebenfalls 8,46 mm bzw. zwei Zeilen.
Bezugszeichen- und Kommunikationszeile in Typ B
Beim Geschäftsbrief Typ B ist der Briefkopf 45 mm hoch. Dadurch verschiebt sich alles um 18 mm nach unten. Somit beträgt der Abstand zwischen der oberen Blattkante und der unteren Kante der Kommunikationszeile 90 mm. Alle sonstigen Maße bzw. die Zwischenabstände bleiben wie beim Typ A.
Für die Positionierung kann man in Schreibprogrammen wie z.B. Word entweder Tabellen, Textfelder oder Tabulatoren verwenden. Um die Geschäftsbrief-Vorlagen gegen Veränderungen zu schützen, könnte man diese auch als Word-Formular erstellen und das Dokument mit einem Kennwort versehen, so dass nur die Formularfelder ausgefüllt werden können, jedoch am grundsätzlichen Aufbau des Dokuments nichts verändert werden kann. Eine andere Alternative ist die Erstellung von Geschäftsbriefen als PDF-Formulare. Hierfür benötigt man jedoch ein entsprechendes Programm dazu.