Datensatz zusammenführen in Serienbriefen (MERGEREC)
Mit dieser Funktion wird lediglich die Datensatznummer eingefügt. Der erste Datensatz beginnt mit 1 und wird mit jedem neuen Datensatz um 1 hochgezählt. Damit könnte man beispielsweise aus einer Kombination mit dem Erstellungsdatum und Uhrzeit sowie der Datensatznummer, Gutscheincodes generieren und diese gleich mit dem Brief verschicken. Oder Sie generieren Rechnungsnummern, die Sie an die Empfänger schicken.
Datensatz zusammenführen
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Datensatznummer eingefügt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln und wählen Sie aus dem Menü Datensatz zusammenführen. Eine Feldfunktion mit der aktuellen Datensatznummer wird eingefügt. Sobald Sie den Seriendruck durchführen, wird für jeden neuen Datensatz diese Nummer hochgezählt.
Es ist wichtig zu verstehen, welche Nummer angezeigt wird. Wenn in Ihrer Datenbank beispielsweise 5000 Datensätze vorhanden sind, Sie für Ihren Serienbrief jedoch gefiltert haben und den Brief nur an die Datensätze 1000 bis 2000 verschicken, so gelten die Nummern auch für diese Datensätze. Word würde also mit 1000 anfangen und bei 2000 aufhören. Wenn Sie die Datensatznummer in Kombination mit einer Feldfunktion generieren wollen, um zum Beispiel einen Code zu generieren, so müssen Sie die zusätzlichen Feldfunktionen separat einfügen.
Der Technische Name dieser Funktion heißt MERGEREC. Wenn Sie mit ALT + F9 die Feldfunktion einschalten, sehen Sie an der eingefügten Stelle { MERGEREC }. Die Feldfunktion könnten Sie auch selbst eintippen. Öffnen Sie dafür mit ALT + F9 die Feldfunktion. Erzeugen Sie mit STRG + F9 die geschweiften Klammern und schreiben Sie innerhalb der Klammer MERGEREC.
Sequenz zusammenführen (MERGESEQ)
Analog dazu gibt es die Funktion Sequenz zusammenführen. Der Unterschied zu Datensatz zusammenführen besteht einzig allein darin, dass die Nummerierung bei 1 beginnt. Wenn Sie also die Datensätze 2000 bis 3000 gefiltert haben, beginnt Word mit der Nummer 1 für den eigentlichen Datensatz 2000. Die höchste Zahl wäre 1000 und würde den physischen Datensatz 3000 symbolisieren.
Die Funktion Sequenz zusammenführen rufen Sie ebenso über Regeln und Sequenz zusammenführen auf. Der technische Name heißt MERGESEQ.
