DIN-5008: Die DIN-Norm für Geschäftsbriefe

Bei der Arbeit mit Textverarbeitungsprogrammen wie z.B. Word gehört der Geschäftsbrief zu den häufigsten und wichtigsten Dokumenten, die benötigt werden. Die Anforderung dabei besteht häufig darin, diese gemäß DIN zu gestalten. Der Aufbau eines Geschäftsbrief ist nämlich nach DIN-5008 genormt. Die Standardisierung macht durchaus Sinn, weil sie dadurch z.B. elektronisch einfacher verarbeitet werden können. Mit der DIN-Norm werden unter anderem die Seitenränder, die Abstände und die Platzierung der Inhalte festgelegt. Wenn man ein Geschäftsbrief nach DIN-5008 gestalten möchte, sollte man diese kennen und die Einstellungen im Schreibprogramm dementsprechend vornehmen.

Nach DIN-5008 werden Geschäftsbriefe in zwei Typen unterteilt, nämlich in Typ A und Typ B. Der wesentliche Unterschied zwischen Typ A und Typ B ist die Höhe für den Briefkopf bzw. das Logo/Firmenlogo. Beim Typ A ist die Höhe geringer und der gesamte restliche Inhalt wird nach oben verschoben. Damit das Anschriftfeld auf derselben Höhe wie beim Typ B ist, ändern sich die Falzmarken und werden ebenfalls nach oben verschoben. Die Lochmarke sowie die unteren Abstände zu Gesellschaftsangaben und den Seitenzahlen sind bei beiden Typen identisch. Nachfolgend die Abbildungen von beiden Typen.

DIN-5008 Geschäftsbrief Typ A
DIN-5008 Geschäftsbrief Typ B

Die Anordnung der Inhalte bei Geschäftsbriefen

Ein Geschäftsbrief besteht hauptsächlich aus folgenden Bereichen:

  • Zwei Falzmarken: Dienen als Orientierung zum Knicken der Briefe.
  • Eine Lochmarke: Viele Locher haben mittig eine Orientierungshilfe in Form eines Pfeils. Die Pfeilspitze kann an die Lochmarke gehalten werden, um das Papier mittig zu lochen.
  • Briefkopf mit Firmenlogo: Fast alle Unternehmen, von klein bis groß, haben ein Firmenlogo, das gewöhnlich im oberen Bereich platziert wird. Bei kleinen Logos hat man von links bis rechts freie Wahl. Es gibt aber auch Logos, die die gesamte Seitenbreite einnehmen.
  • Anschriftfeld: Das Anschriftfeld dient in erster dazu Linie, die Empfängeranschrift anzugeben, jedoch nicht nur. Hier können auch Angaben zum Absender gemacht werden, so dass die Absenderadresse für etwaige Rücksendungen bei Briefumschlägen mit Fenstern sichtbar ist. Auch eine Zusatz- und Vermerkzone ist hier untergebracht, in der Angaben über die Briefsendung angegeben werden, z.B. bei Infopost, Einschreiben und ähnlichen Dingen.
  • Informationsblock: Dieser Bereich enthält weitere Informationen, die für die Korrespondenz wichtig sein können, z.B. den Sachbearbeiter, das Aktenzeichen, die Telefon- und Faxnummer, E-Mail und Internetadresse, Datum und sonstige wichtige Angaben. Der Informationsblock kann auch entfallen und durch die Bezugszeichen- und Kommunikationszeile ersetzt werden.
  • Bereich mit dem Anschreiben: Das eigentliche Anschreiben wird üblicherweise in die drei Bereiche Betreffzeile, Anrede und dem Anschreibentext eingeteilt. Zur besseren Betonung wird die Betreffzeile z.B. durch Fettschrift hervorgehoben.
  • Informationen über Seitenzahlen: Bei mehrseitigen Anschreiben werden Angaben zur Seitenzahl und der Gesamtzahl der Seiten gemacht, z.B. Seite 2 von 5. Kann bei einseitigen Geschäftsbriefen entfallen.
  • Gesellschafts- bzw. Unternehmensangaben: Der untere Bereich ist für Angaben vorgesehen, die die Gesellschaft bzw. das Unternehmen betreffen. Das sind z.B. die Pflichtangaben, die viele Unternehmen angeben müssen, wenn sie Briefe verschicken. Der Bereich kann ebenfalls entfallen, falls man von den Pflichtangaben nicht betroffen ist.
Geschäftsbrief Typ A mit Informationsblock
Geschäftsbrief Typ B mit Informationsblock

Maße beim Geschäftsbrief Typ A mit Informationsblock

Gemäß DIN-5008 aus dem Jahre 2011 verwendet man für normale Geschäftsbriefe DIN-A4 Blätter mit einer Größe von 210 mm x 297 mm und platziert die Bereiche bei der Verwendung des Informationsblocks wie folgt:

Briefkopf mit Firmenlogo

  • Breite: 210 mm (volle Seitenbreite)
  • Höhe: 27 mm
  • Bündig mit Oberkante des Blatts

Diese Maße definieren nur den Platz, der für den Briefkopf reserviert wird. Der Briefkopf selbst bzw. das Firmenlogo können natürlich kleiner sein und das sind sie in der Regel auch.

Anschriftfeld

  • Breite: 85 mm
  • Höhe: 45 mm (mit Absenderangabe, Zusatz- und Vermerkzone)
  • Abstand linke Blattkante: 20 mm
  • Abstand obere Blattkante: 27 mm (direkt unterhalb des Briefkopfs)

Das Feld für die Zusatz- und Vermerkzone ist 12,7 mm hoch und ergibt mit dem Feld für die Empfängeranschrift (27,3 mm) eine Gesamthöhe von 40 mm. Hinzu kommen optional 5 mm für die Absenderangabe, so dass das Anschriftfeld eine Gesamthöhe von 45 mm hat. Die Absenderangabe kann mit der Zusatz- und Vermerkzone auch eine 17,7 mm hohe gemeinsame Zone bilden. Das ändert jedoch nichts an der Gesamthöhe des Anschriftfelds. Damit der Inhalt mit dem Anschreibentext in einer Flucht liegt, ist im Anschriftfeld ein innerer, linker Abstand von 5 mm. Der Text für die Absender- und Empfängeranschrift sowie den Vermerken beträgt zur linken Seitenkante somit 25 mm.

Informationsblock

  • Breite: variabel, jedoch maximal 75 mm
  • Höhe: variabel, jedoch mindestens 40 mm
  • Abstand linke Blattkante: 125 mm (20 mm zum Anschriftfeld)
  • Abstand obere Blattkante: 32 mm (5 mm zum Briefkopf)

Anschreiben

Betreffzeile:

  • Breite: 165 mm
  • Höhe: variabel (sollte 1 Zeile, max. 2 Zeilen sein)
  • Abstand linke Blattkante: 25 mm
  • Abstand obere Blattkante: variabel (hängt von der Höhe des Informationsblocks ab)
  • Abstand zum Informationsblock: 8,46 mm (2 Zeilen bei Schriftgröße 12 pt)

Anrede:

  • Breite: 165 mm
  • Höhe: 1 Zeile sollten genügen
  • Abstand linke Blattkante: 25 mm
  • Abstand obere Blattkante: variabel (hängt von der Höhe des Informationsblocks ab)
  • Abstand zur Betreffzeile: 8,46 mm (2 Zeilen bei Schriftgröße 12)

Anschreibentext:

  • Breite: 165 mm
  • Höhe: variabel mit mehreren Zeilen
  • Abstand linke Blattkante: 25 mm
  • Abstand obere Blattkante: variabel (hängt von der Höhe des Informationsblocks ab)
  • Abstand zur Anredezeile: 4,23 mm (1 Zeile bei Schriftgröße 12)

Seitenzahlen

  • Breite: 165 mm
  • Höhe: 1 Zeile
  • Abstand untere Blattkante: variabel (hängt von den Gesellschaftsangaben ab)
  • Abstand zu Gesellschaftsangaben: 4,23 mm (1 Zeile bei Schriftgröße 12)
  • Abstand zum Anschreibentext: 4,23 mm (1 Zeile bei Schriftgröße 12)

Gesellschaftsangaben

  • Breite: 165 mm
  • Höhe: variabel mit mehreren Zeilen
  • Abstand untere Blattkante: variabel
  • Abstand zu Seitenzahlen: 4,23 mm (1 Zeile bei Schriftgröße 12)

Falz- und Lochmarken

  • Abstand 1. Falzmarke zur oberen Blattkante: 87 mm
  • Abstand 2. Falzmarke zur oberen Blattkante: 192 mm (105 mm zur 1. Falzmarke)
  • Abstand der Lochmarke zur oberen Blattkante: 148,5 mm (Seitenmitte)

Die Breite und Dicke der Loch- und Falzmarken kann nach Belieben gestaltet werden. Üblicherweise setzt man für die Falzmarken eine Breite von 2,5 mm - 5 mm breit und für die Lochmarke 4 mm - 7,5 mm. Sie werden so dünn und unauffällig wie möglich gestaltet. Es werden außerdem nicht nur Striche verwendet. Auch kleine Kreuze, Pfeile, Punkte etc. sind üblich.

mm A

Der untere Bereich des Geschäftsbriefs ist nicht genau definiert. Außerdem hängt es davon ab, ob es mehrseitig ist und Gesellschaftsangaben enthält. Üblich ist ein Abstand von 10 mm - 20 mm zur unteren Blattkante.

Maße beim Geschäftsbrief Typ B

Für den Geschäftsbrief vom Typ B ergeben sich lediglich folgende Änderungen:

Briefkopf mit Firmenlogo

  • Höhe: 45 mm

Anschriftfeld

  • Abstand obere Blattkante: 45 mm (direkt unterhalb des Briefkopfs)

Informationsblock

  • Abstand obere Blattkante: 50 mm (5 mm zum Briefkopf)

Falzmarken

  • Abstand 1. Falzmarke zur oberen Blattkante: 87 mm
  • Abstand 2. Falzmarke zur oberen Blattkante: 192 mm (105 mm zur 1. Falzmarke)

Für alle übrigen Maße gilt dasselbe wie beim Typ A.

Maße beim Geschäftsbrief Typ B

Ersetzung des Informationsblocks durch Bezugszeichen- und Kommunikationszeile

Anstelle des Informationsblocks können die Bezugsangaben auch in der Bezugszeichenzeile und der Kommunikationszeile untergebracht werden. Nachfolgend die Abbildungen für Typ A und Typ B mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile.

Geschäftsbrief Typ A mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile
Geschäftsbrief Typ B mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile

Maße beim Typ A mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile

Im Vergleich zum Typ A mit dem Informationsblock ändern sich die Maße bei der Verwendung der Bezugszeichen- und Kommunikationszeile nicht wesentlich. Die Breite der Kommunikationszeile ist identisch mit dem des Informationsblocks. Die Unterkante liegt in einer Linie mit der Unterkante des Anschriftfelds bei 72 mm. Die Breite der Spalten kann frei variiert werden. Beispielsweise benötigt man für die E-Mailadresse mehr Platz als für die Faxnummer und kann deshalb breiter gestaltet werden. Zwischen der Kommunikationszeile und der Bezugszeichenzeile ist ein Abstand von 8,46 mm (2 Zeilen). Die einzelnen Blöcke in der Bezugszeichenzeile werden horizontal in einem Raster von 50 mm angeordnet. Zur Betreffzeile werden erneut 8,46 mm Abstand gelassen. Die übrigen Abstände sind wie bei der Version mit dem Informationsblock.

Maße beim Typ A mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile

Maße beim Typ B mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile

Beim Typ B mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile erhöhen sich die Maße zur oberen Blattkante aufgrund des größeren Briefkopfs um 18 mm. Die horizontalen Maße sowie die Zwischenabstände bleiben wie beim Typ A.

Maße beim Typ B mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile

Gestaltung des Geschäftsbriefs in Word

Wenn man mit einem Schreibprogramm wie z.B. Word einen Geschäftsbrief erstellt, dann kann man verschiedene Techniken anwenden, um die Abstände einzuhalten. Eine Möglichkeit ist z.B. die Erstellung mit Hilfe von Tabellen. Der Vorteil dabei ist die Übersichtlichkeit und die einfache Handhabung, da man jeder Zelle ein bestimmtes Maß vorgeben kann. Sollte man die Abstände nur anhand der Zeilenanzahl erreichen wollen, dann braucht man für die tabellarische Gestaltung Tabulatoren (Tabstopps). Für die einzelnen Bereiche können auch Textfelder eingerichtet werden. Allerdings kann man in Textfelder keine Formularfeld-Steuerelemente einfügen. In Positionsrahmen können Formularfeld-Steuerelemente eingefügt werden, so dass man sie verwenden kann, wenn man z.B. ein Formular für den Geschäftsbrief entwickelt. Ein Formular zu erstellen ist sinnvoll, weil man das Dokument nach der Erstellung mit einem Kennwort schützen kann. Ein Formular lässt sich dabei so einrichten, dass nur die Formularfelder ausgefüllt werden können und am grundsätzlichen Aufbau des Briefs nichts verändert werden kann. Hierfür benötigt man das vergebene Kennwort.