Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement

Viele Benutzer empfinden beim Ausfüllen elektronischer Formulare, die in Word erstellt wurden, Auswahllisten als die bequemere Variante, anstatt die Texte über die Tastatur einzugeben. Das erspart häufig Zeit, da über die Auswahllisten auch längere Textpassagen im Dokument eingefügt werden können und dazu Tippfehler vermieden werden. Wenn man Word-Formulare mit Inhaltssteuerelementen erstellt, dann stehen für die Erstellung von Auswahllisten das Dropdownlisten-, Kombinationsfeld- und Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement zur Verfügung. Der Unterschied zwischen einer Dropdownliste und einem Kombinationsfeld ist, dass beim Kombinationsfeld die Auswahlliste lediglich eine Option darstellt und auch eigene Eingaben über die Tastatur gemacht werden können. Bei der Dropdownliste sind keine Eingaben möglich, sondern nur eine Auswahl aus den Einträgen der Auswahlliste. Im Unterschied zum Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement wird die Auswahlliste beim Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement auch im geschützten Modus geöffnet, wenn nur das Ausfüllen der Formularfelder zugelassen wurde.

Ein Dropdown-Inhaltssteuerelement wird über die dazugehörige Schaltfläche eingefügt, die sich innerhalb der Gruppe Steuerelemente im Menüband Entwicklertools befindet, das ggf. noch aktiviert werden muss. Die nachfolgenden Bilder sind mit Word 2010 erstellen. Bei anderen Versionen ist die Vorgehensweise jedoch ähnlich.

Der im Dokument platzierte Container ist zunächst leer und muss mit Einträgen gefüllt werden. Hierfür wird der Container markiert und auf die Schaltfläche Eigenschaften geklickt. Im Eigenschaftsfenster können dann einige Einstellungen gemacht werden. Die Bedeutung der Einstellungen im oberen Bereich ist wie beim Rich-Text. Daher wird an dieser Stelle auf eine ausführliche Erläuterungen verzichtet. Diese können unter Eigenschaften des Rich-Text Inhaltssteuerelements entnommen werden.

Im unteren Bereich des Eigenschaftsfensters können die Einträge für die Auswahlliste hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Außerdem kann man die Reihenfolge der Einträge festlegen.

Nach dem Einfügen des Dropdownlisten-Inhaltssteuerelements enthält der Container bereits einen Ersteintrag, der einen Text mit einem Hinweis zum Ausfüllen enthält. Der Ersteintrag ist nicht identisch mit dem Hinweistext, der in grauer Schriftfarbe angezeigt wird, wenn noch keine Auswahl aus der Liste erfolgte. Der Ersteintrag dient primär als Ersatz-Hinweistext beim Öffnen der Auswahlliste. Denn, wenn eine Auswahl erfolgte, wird der Hinweistext nicht mehr angezeigt. Man kann diese beiden Texte gleich, aber auch unterschiedlich gestalten. Der Ersteintrag kann auch entfernt werden. Der Hinweistext kann nicht entfernt werden, da Word mindestens ein Zeichen benötigt. In dem Fall könnte man ein Leerzeichen einfügen. Das Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement ist dadurch, sofern es nicht ausgewählt wurde, außerhalb des Entwurfsmodus nicht mehr sofort als solches zu erkennen.