Arbeiten mit Outlook PST-Dateien zum Archivieren von E-Mails
Zur effektiven Organisation des Postfachs gehört auch das Archivieren von E-Mails. Hierbei gibt es mehrere Möglichkeiten. Viele Softwareanbieter bieten Lösungen, um E-Mails revisionssicher zu archivieren. Auch in Outlook ist eine Archivierungslösung integriert, die genutzt werden kann.
Wichtig ist eine klare Postfachorganisation, denn das hat einen großen Einfluss auf die Archivierung. Es ist zuerst zu überlegen, wie die E-Mails archiviert werden sollen. Dementsprechend muss das Postfach organisiert werden. Wenn die E-Mails z.B. nach Jahreszahlen archiviert werden sollen, sollte auch die Postfachstruktur dementsprechend aufgebaut sein. Sollen die E-Mails nach den Absendernamen archiviert werden, muss man für jeden Absender einen Ordner erstellen. Grundsätzlich ist zu empfehlen, die E-Mails nicht nach Jahreszahlen und auch nicht nach Absendern zu archivieren, sondern nach Themen. Das hat den Vorteil, dass wenn man mal eine E-Mail zu einem Thema sucht, nicht lange suchen muss.
Um die Archivierung in Outlook einzuleiten, öffnet man das Register Datei und wählt über die Schaltfläche Tools zum Aufräumen den Punkt Archivieren.
Im nächsten Fenster wird das Fenster Archivieren geöffnet, in dem die wichtigsten Einstellungen vorgenommen werden. Im oberen Bereich wird ausgewählt, ob alle Ordner gemäß den Einstellungen für die Autoarchivierung oder ausgewählte Ordner archiviert werden sollen.
Hat man z.B. ein Projekt abgeschlossen und möchte das Thema archivieren, kann man die zweite Option und den Ordner wählen, der archiviert werden soll. Enthält der Ordner weitere Unterordner, werden diese ebenfalls archiviert.
Im unteren Bereich ist ein Datumsfeld, in dem angegeben wird, welche Elemente archiviert werden sollen. Wenn z.B. auch E-Mails des aktuellen Datums archiviert werden sollen, muss man ein Datum in der Zukunft wählen. Würde man das Datum von heute auswählen, würden die E-Mails von heute nicht archiviert werden, denn Elemente älter als heute bedeutet ab gestern rückwärts. Wenn auch Elemente archiviert werden sollen, für die keine Autoarchivierung aktiviert ist, setzt man den entsprechenden Haken.
Unter Archivdatei wird angegeben, in welche Archivdatei die E-Mails archiviert werden sollen. Dabei kann man entweder ein bestehendes nehmen oder eine neue Archivdatei erstellen, in dem man zum Zielordner navigiert und einen Namen für die Outlook PST-Datei eingibt.
Mit der Schaltfläche OK wird die Archivierung eingeleitet. Hat man bei der Datumsangabe ein Datum in der Zukunft gewählt, damit auch die E-Mails des aktuellen Tages archiviert werden, erscheint ein Hinweisfenster. Dabei wird darauf hingewiesen, dass man ein Datum in der Zukunft gewählt hat und daher alle E-Mails im gewählten Ordner archiviert werden.
Je nach Größe des zu archivierenden Ordners dauert die Archivierung eine gewisse Zeit. In der Statusleiste kann man sehen, ob die Archivierung noch läuft oder beendet wurde.
PST-Datei öffnen und schließen
Nach dem Archivierungsvorgang werden die E-Mails aus dem archivierten Ordner automatisch gelöscht und befinden sich in der PST-Datei. Die Datei kann auf einem beliebigen Datenträger gespeichert und für neue Archivierungen genutzt werden. Je nach persönlicher Präferenzen sollte man entscheiden, ob man nur eine Archivdatei anlegt oder z.B. für jedes Thema. Auch hier gilt die Empfehlung, für jedes Thema eine separate Archivdatei zu erstellen. Denn die Ablage im Dateisystem ist normalerweise nach Themen geordnet. So braucht man nur die Archivdatei für das Thema im entsprechenden Ordner zu speichern und hat eine saubere Trennung.
E-Mails werden archiviert, damit man bei Bedarf wieder darauf zugreifen kann. Falls man mal eine E-Mail aus einer PST-Datei benötigt, braucht man nur die Archivdatei zu öffnen. Über das Register Datei wählt man den Punkt Öffnen und wählt aus dem Menü Outlook Datendatei öffnen.
Je nachdem wo man die PST-Datei abgelegt hat, navigiert man im nächsten Fenster durch das Dateisystem und wählt die PST-Datei aus. Hierbei wird deutlich, dass eine klare Ablagestruktur sehr wichtig ist, um die richtige PST-Datei schnell zu finden.
Es kann sein, dass die PST-Datei mit einem Kennwort geschützt ist. Man sollte vorsichtig damit sein, Kennwörter für PST-Dateien zu vergeben. Wenn z.B. ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, hat der Nachfolger unter Umständen keine Möglichkeit mehr, auf die archivierten E-Mails zuzugreifen.
Ist die PST-Datei geöffnet, erscheint im Navigationsbereich ein entsprechender Baumeintrag. Die E-Mails und Ordner innerhalb des Archivs können wie die normalen Postfachordner behandelt werden. Man kann E-Mails öffnen, verschieben, löschen, Ordner erstellen usw.
Ein beliebter Trick ist die Verwendung eines Archivs, wenn bei der Postfachgröße eine Beschränkung vorliegt. Angenommen, das gesamte Postfach darf 300 MB nicht überschreiten. In dem Fall legt man eine Archivdatei an und lässt über Regeln die ankommenden E-Mails automatisch weiterleiten in das Archiv. Das Archiv wird nicht zu der Postfachgröße gezählt, da die dazugehörige PST-Datei auf einem Laufwerk abgelegt ist. So hat man die Postfachbeschränkung umgangen.
Ein Archiv kann über das Kontextmenü geschlossen werden.