E-Mails gestalten und bearbeiten
In früheren Outlook-Versionen konnte man sich entscheiden, ob für neue E-Mails der Outlook-Editor oder Word benutzt werden soll. Bereits ab Outlook 2007 wurde diese Möglichkeit abgeschafft und es wird ausschließlich Word als E-Mail-Editor benutzt. Sollte Word auf dem Rechner nicht installiert sein, wird eine auf Word basierende DLL-Datei wwlib.dll benutzt. Damit hat man zwar nicht den vollen Funktionsumfang von Word, jedoch wesentlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten als in früheren Versionen mit dem Outlook-Editor.
Dadurch kann man E-Mails während der Erstellung mit Outlook 2010 umfangreich bearbeiten. In diesen Anleitungen wird nicht darauf eingegangen, wie man eine E-Mail gestaltet sondern lediglich auf die Outlook-Spezifika, da bereits alles in der Word Schulung erklärt wird und die Gestaltung einer E-Mail keinen Unterschied darstellt. Wie in Word kann man die Schriftgröße einstellen, fett, kursiv oder unterstrichen darstellen, Tabellen, Bilder und Cliparts einfügen und viele Dinge mehr.
Format der E-Mail einstellen
Ob und wie eine E-Mail formatiert werden kann, hängt maßgeblich davon ab, welches E-Mail-Format man benutzt. Hier gibt es drei Möglichkeiten, die man im Register Text formatieren einstellen kann:
- HTML
- Nur-Text
- Rich-Text
HTML
Mit diesem Format hat man die meisten Gestaltungsmöglichkeiten. Dabei wird eine E-Mail wie eine Webseite gestaltet. Spezielle Effekte zu erstellen wie beim Wordart oder gedrehte Textfelder sind kein Problem. In die E-Mail eingebettete Bilder werden nicht als Anhang verschickt sondern werden direkt in der E-Mail angezeigt. Dadurch verringert sich die Dateigröße der Bilder. Daher sollte man, wenn man viele Bilder verschickt, nach Möglichkeit das Format HTML benutzen. Das Verschicken von Bildern als Anhang ist ebenfalls möglich. Ein Nachteil des Formats ist, dass mit HTML formatierte E-Mails nicht von allen Benutzern gelesen werden können, da manche Benutzer den Empfang von E-Mails im HTML-Format blockieren. Der Grund für das Verhalten ist, dass Viren oder Scripte in einer HTML-Nachricht eingebettet werden können. Daher deaktivieren manche Benutzer den Empfang von HTML-Nachrichten. Wenn man Nachrichten im HTML-Format akzeptiert, sollte man aus Sicherheitsgründen unbedingt ein aktuelles Antivirenprogramm auf dem Rechner installiert haben.
Rich-Text
E-Mails im Format Rich-Text können fast genauso bearbeitet werden wie beim HTML-Format. Lediglich einige spezielle Features wie z.B. Spezialeffekte beim Wordart sind nicht verfügbar. Eine Besonderheit gibt es auch beim Einfügen von Bildern. Anders als bei E-Mails im HTML-Format werden Bilder nicht eingebettet sondern als Anhang verschickt. Dadurch erhalten sie die volle Dateigröße. Das Format Rich-Text wurde für E-Mailprogramme von Microsoft entwickelt. Daher kann es passieren, dass wenn der Empfänger kein kompatibles E-Mailprogramm hat, die E-Mail nicht richtig dargestellt werden kann.
Nur-Text
E-Mails im Format Nur-Text können am wenigsten gestaltet werden. Im Grunde kann man nur Text eingeben. Lediglich Hyperlinks werden in blauer Schrift und unterstrichen dargestellt. Ansonsten hat man wie der Name schon sagt, nur die Möglichkeit, Text einzugeben. Bilder werden als Anhang verschickt und haben wie beim Rich-Text Format die volle Dateigröße. Der Vorteil des Formats ist, dass jedes E-Mailprogramm den Inhalt lesen kann. In diesem Format sind im Menüband die Schaltflächen für die Formatierung deaktiviert. Beim Umwandeln von Rich-Text oder HTML in das Format Nur-Text erscheint ein kleines Fenster, in dem angezeigt wird, welche Features nicht unterstützt werden und beim Umwandeln verloren gehen.
