E-Mails überarbeiten
Wenn eine E-Mail geschrieben wird, muss sie häufig überarbeitet werden. Das passiert insbesondere bei langen E-Mails. Die Elemente können wie in Word verschoben werden. Um z.B. ein Text zu verschieben, markiert man den Text, klickt mit der Maus in den Text und zieht die Maus an die gewünschte Position. Ist man an der Zielposition angelangt, lässt man die Maustaste wieder los. Beim Verschieben von Text ändern sich der Mauszeiger.
Elemente können auch kopiert werden. Beim Kopieren geht man genauso vor wie beim Verschieben. Man markiert z.B. den Text, klickt mit der linken Maustaste in den Text, hält die Maustaste gedrückt und zieht den Text an die Zielposition. Dort lässt man die Maustaste wieder los. Der Cursor ändert sich beim Kopieren ebenfalls. Der Unterschied besteht darin, dass unter dem Mauszeiger ein Plus-Zeichen angezeigt wird.
Die Zwischenablage benutzen
Texte oder sonstige Elemente können wie in Windows üblich, über die Zwischenablage kopiert oder verschoben werden. Die Zwischenablage ist ein besonderer Speicher, der zum kurzfristigen Speichern von Daten wie Text, Bilder etc. benutzt wird. Die Daten werden entweder über die Schaltfläche Ausschneiden oder Kopieren in der Zwischenablage abgelegt. Von dort kann der Inhalt über die Schaltfläche Einfügen wieder eingefügt werden.
Der Unterschied zwischen Ausschneiden und Kopieren ist, dass beim Ausschneiden das Element an der ursprünglichen Position verschwindet bzw. verschoben wird. Beim Kopieren bleibt das Element an der ursprünglichen Position bestehen. Beim Einfügen wird immer das zuletzt in der Zwischenablage abgelegte Element eingefügt. Wird etwas über Ausschneiden oder Kopieren in der Zwischenablage abgelegt, wird das zuletzt in der Zwischenablage vorhandene Element überschrieben. Beim Einfügen von der Zwischenablage hat man mehrere Möglichkeiten. Unterhalb von Einfügeoptionen sieht man verschiedene kleine Icons, über die festgelegt wird, wie das Element eingefügt werden soll. Über das Menü Inhalte einfügen kann man ebenfalls genau Angaben dazu machen.
Aufgabenbereich Zwischenablage
Beim Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage hat man nur ein Element in der Zwischenablage. Das zuletzt in der Zwischenablage eingefügte Element überschreibt den bisherigen Inhalt. Es gibt eine Möglichkeit, mehrere Elemente in der Zwischenablage abzulegen. Hierfür muss man den Aufgabenbereich Zwischenablage öffnen, den man über das kleine Symbol am rechten, unteren Rand der Gruppe Zwischenablage einblenden kann.
Ist der Aufgabenbereich eingeblendet, kann man bis zu 24 Elemente in der Zwischenablage ablegen. Die Elemente verbleiben dort und können beliebig oft in der E-Mail eingefügt werden. Wenn mehr als 24 Elemente in die Zwischenablage aufgenommen werden, wird das Element, das sich am längsten in der Zwischenablage befindet, überschrieben.
Um ein Element über den Aufgabenbereich einzufügen, klickt man auf den Pfeil, rechts neben dem Element und wählt aus dem Menü Einfügen. Man kann das Element auch löschen.
Für das Arbeiten mit der Zwischenablage gibt es Tastenkürzel. Damit lässt sich wesentlich schneller Dinge kopieren und verschieben als mit der Maus. Die Tastenkürzel sind:
- STRG + C: Kopieren
- STRG + X: Ausschneiden
- STRG + V: Einfügen
Format übertragen
Man kann nicht nur Elemente wie Texte und Bilder kopieren. Es gibt auch eine Möglichkeit, Formate zu kopieren bzw. zu übertragen. Angenommen man hat einen bestimmten Textbereich formatiert. Jetzt sollen einige andere Textpassagen genauso formatiert werden. Um die Arbeitsschritte nicht jedes Mal neu durchführen zu müssen, gibt es die Funktion Format übertragen.
Zuerst wird der Textbereich markiert, von dem das Format übernommen werden soll. Dann klickt man auf die Schaltfläche Format übertragen. Mit einem Doppelklick rastet die Funktion ein, bis man es mit einem erneuten Klick deaktiviert. Im nächsten Schritt zieht man den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über dem Text, der die Formatierung übernehmen soll. So wird das Format praktisch wie ein Pinselstrich übernommen.