Formatvorlagen in Formularen mit Inhaltssteuerelementen

Bei der Erstellung von Formularen kann man den Inhaltssteuerelementen Formatvorlagen zuweisen und so die Formatierung vorgeben. Außerdem kann über die Formatierungseinschränkung festgelegt werden, welche Formatvorlagen im Dokument zur Verfügung stehen. Das Zusammenspiel zwischen der zugewiesenen Formatvorlage sowie der Formatierungseinschränkung ist wichtig, da hierbei auch Inkonsistenzen auftreten können und es passieren kann, dass die gewünschte Formatierung nicht angewendet wird. Zunächst ein Beispiel, wie es normalerweise funktioniert bzw. funktionieren sollte. Hierbei wurde Word 2010 verwendet. In anderen Versionen ab 2007 geht man ähnlich vor und die Abbildungen sind ähnlich.

Schritt 1: Das Rich-Text Inhaltssteuerelement wird ausgewählt und in den Eigenschaften wird die Formatvorlage Fett zugewiesen.

Schritt 2: Über die Formatierungseinschränkung können die Formatvorlagen ausgewählt werden, die im Dokument zugelassen sind. Es stehen dabei Schaltflächen zur Verfügung, mit denen man alle, keine oder ein empfohlenes Minimum aktivieren kann. Soll Autoformat zugelassen werden, kann der Haken bei Überschreiben der Formatierungseinschränkungen durch AutoFormat zulassen aktiviert werden. Die Umschaltung von Design, Schema und Schnellformatvorlagen-Satz hat bei Formularen, die geschützt sind, kaum bzw. keine Auswirkung, da diese Punkte im geschützten Modus eh deaktiviert sind. In diesem Beispiel wurde alles abgewählt und nur Fett ausgewählt.

Schritt 3: Es erfolgt eine Abfrage, ob evtl. nicht zulässige Formatvorlagen entfernt werden sollen. In diesem Beispiel wurde auf Ja geklickt. Bevor man an dieser Stelle auf Ja klickt, sollte man sich jedoch vergewissern, dass alle gewünschten Formatvorlagen zugelassen wurden. Im Zweifelsfall sollte man Nein auswählen, da es sonst passieren kann, dass gewünschte Formatvorlagen aus dem Dokument entfernt werden. Außerdem sollte von dem Formular vorher eine Sicherung erstellt worden sein.

Schritt 4: Danach wurde nur das Ausfüllen von Formularen zugelassen und das Dokument mit einem Kennwort geschützt.

Schritt 5: Da unter Formatierungseinschränkung Fett zugelassen wurde, blieb der Text im Inhaltssteuerelement fett.

In manchen Ausnahmefällen können in Verbindung mit Inhaltssteuerelementen und den Formatvorlagen Inkonsistenten auftreten. Beim Testen der Inhaltssteuerelemente wurde beispielsweise in den Eigenschaften des Inhaltssteuerelement die Formatvorlage Überschrift 1 gewählt, unter Formatierungseinschränkung wurde die Formatvorlage Überschrift 1 zugelassen und das Dokument geschützt. Trotzdem wurde der Text nicht mit der Formatvorlage Überschrift 1 formatiert und die Formatierung wurde beim Eingeben von Text zurückgesetzt.

Der Grund für das Verhalten liegt in den unterschiedlichen Typen der Formatvorlagen. Die Formatvorlage Fett ist vom Typ Zeichen und die Überschrift vom Typ Verknüpft (Absatz und Zeichen).

Dadurch, dass das Zuweisen einer Formatvorlage über die Eigenschaften nur für das Rich-Text Inhaltssteuerelement und nicht für den gesamten Absatz gilt, die Formatvorlage jedoch vom Typ Absatz und Zeichen ist, werden die Einstellungen nicht übernommen. Dass die Einstellungen nicht für den gesamten Absatz gelten, sieht man auch an der Absatzmarke, die beim Markieren des Inhaltssteuerelements nicht markiert ist. Die Absatzmarken sind sichtbar, wenn man die Ansicht der Formatierungssymbole einschaltet.

Wenn man den Inhaltssteuerelementen eine Formatvorlage vom Typ Verknüpft (Absatz und Zeichen) zuweisen möchte, dann sollte man zusätzlich zu der Einstellung in den Eigenschaften den gesamten Absatz inkl. der Absatzmarke markieren und die gewünschte Formatvorlage zuweisen, z.B. über das Kontextmenü.