Geschäftsbrief-Vorlagen als Word-Formular
Wenn man mit dem Textverarbeitungsprogramm Word Geschäftsbriefe erstellt und diese nach der Norm DIN-5008 gestaltet werden sollen, dann stehen für die Positionierungen der Bereiche wie z.B. Informationsblock, Bezugszeichenzeile oder das Anschriftfeld verschiedene Techniken zur Verfügung, beispielsweise Positionsrahmen, Tabellen, Tabstopps oder Textfelder. Wenn man sich für eine oder mehrere Techniken entscheidet und die Dokumente damit erstellt, dann ist es hilfreich, diese als Geschäftsbrief-Vorlagen abzuspeichern, um sie immer wieder verwenden zu können.
Eine weitere Standardisierung kann dadurch erreicht werden, indem man die Geschäftsbrief-Vorlagen als Word-Formulare erstellt. Wenn man das Formular schützt, sodass nur noch die Formularfelder ausgefüllt werden können, kann der Aufbau des Geschäftsbriefs nicht mehr einfach verändert werden und man verschafft jedem Geschäftsbrief ein einheitliches Aussehen. Zum Einfügen der Formularfelder gibt es verschiedene Steuerelemente. Für normale Geschäftsbriefe sind Inhaltssteuerelemente oder Formularfeld-Steuerelemente in der Regel ausreichend. Die Inhaltssteuerelemente wurden mit der Word-Version 2007 eingeführt, die Formularfeld-Steuerelemente existieren dagegen schon länger.
Da nach DIN-5008 Geschäftsbriefe in Typ A und Typ B unterschieden werden und diese wiederum entweder mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile oder Informationsblock erstellt werden können, hat man viele Variationsmöglichkeiten, um eine Geschäftsbrief-Vorlage zu erstellen. Damit die Erstellung zeitsparend erfolgt und zum gewünschten Ergebnis führt, sollten zunächst einige Vorüberlegungen durchgeführt werden. Hierbei hat es sich bewährt, dass man zuerst die Art der Steuerelemente festlegt, die verwendet werden sollen. Danach entscheidet man über die Techniken für die Positionierungen der Bereiche. Zum Schluss wird der Aufbau (Bezugszeichen-/Kommunikationszeile oder Informationsblock) sowie der Typ (A oder B) festgelegt.
Unterschiede bei den Steuerelementen
Für normale Geschäftsbrief-Vorlagen kommen in der Regel Inhaltssteuerelemente oder Formularfeld-Steuerelemente in Betracht. Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Steuerelementen ist, dass Inhaltssteuerelemente ab Word 2007 eingeführt wurden und daher mit älteren Word-Versionen nicht funktionieren. Dafür können Formularfeld-Steuerelemente nicht in Kopf- und Fußzeilen eingefügt werden. Technisch verhalten sich die Formularfelder etwas unterschiedlich. Beispielsweise kann man bei Inhaltssteuerelementen nicht einfach über die Eigenschaften die Anzahl der Zeichen begrenzen, wie das bei Formularfeld-Steuerelementen möglich ist. Dafür lassen sich bei Formularfeld-Steuerelementen Wagenrückläufe (neue Zeilen und Absätze) nicht einfach abschalten. Das beobachtete Verhalten war zumindest bis Word 2013 der Fall.
Technik für die Positionierungen
Zu den wichtigsten Entscheidungen gehört die Wahl der Technik, mit der die einzelnen Bereiche des Geschäftsbriefs positioniert werden sollen. Hierbei haben sich vor allem folgende Techniken bewährt:
- Positionsrahmen: Die Positionsrahmen existieren schon lange und sind eigentlich das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, Inhalte in einem Dokument exakt zu positionieren. Sie eignen sich auch sehr gut, um Formularfelder zu positionieren. Es können sowohl Inhaltssteuerelemente, als auch Formularfeld-Steuerelemente verwendet werden. Dokumente mit Positionsrahmen bestehen auch ohne Probleme die Prüfung der Barrierefreiheit in Word. Nachteilig ist, dass ein Positionsrahmen nicht seitenübergreifend funktioniert, wie das bei mehrseitigen Geschäftsbriefen notwendig ist.
- Tabellen: Ein beliebtes Mittel für die Positionierung von Inhalten sind Tabellen, womit eine Seite schnell in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden kann. Die Breite und Höhe einer Zelle lässt sich ziemlich exakt einstellen und es können ebenfalls Inhalts- und Formularfeld-Steuerelemente verwendet werden. Nachteilig ist, dass Tabellen eigentlich nicht dafür gedacht sind, um das Layout eines Dokuments festzulegen, sondern für die Darstellung tabellarischer Inhalte. Das wirkt sich auch negativ auf die Barrierefreiheitsprüfung in Word aus, insbesondere wenn leere Zellen für die Wahrung von Abständen verwendet werden.
- Tabstopps: Auch mit Tabstopps lassen sich die Positionierungen der Formularfelder beeinflussen. Hierbei hat man jedoch keine umgebenden Elternelemente und es lassen sich darüber lediglich die horizontalen Abstände einrichten. Die vertikalen Abstände ergeben sich aus den Zeilenhöhen der Absätze sowie den Abständen davor und danach und müssen daher über die Absatzformatierung gesteuert werden.
- Textfelder: Für die Positionierung werden in Word auch häufig Textfelder benutzt. Für Formulare sind sie jedoch nur eingeschränkt geeignet. Beispielsweise können in Textfelder keine Formularfeld-Steuerelemente eingefügt werden, sondern nur Inhaltssteuerelemente. Die TAB-Sprünge funktionieren nur innerhalb eines Textfelds, so dass man nicht von einem Textfeld zum nächsten springen kann. Außerdem lassen sich Formularfelder im geschützten Modus nicht ausfüllen.
Aufbau des Geschäftsbriefs
Ob der Geschäftsbrief mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile oder mit Informationsblock gestaltet werden soll, hängt von den einzufügenden Informationen und vom persönlichen Geschmack ab. Der Trend geht zwar in Richtung Informationsblock. Trotzdem sind nach wie vor Geschäftsbriefe mit Bezugszeichen- und Kommunikationszeile weit verbreitet.
Typ des Geschäftsbriefs
Der Unterschied zwischen Typ A und Typ B ist im Grunde nur die Höhe des Briefkopfs. Beim Typ A sind es 27 mm und beim Typ B ist der Briefkopf 45 mm hoch. Die unterschiedliche Höhen wirken sich auf die Positionierungen der Falzmarken sowie auf die Höhe und Position des verfügbaren Bereichs für den Text des Anschreibens aus.
Download von Geschäftsbrief-Vorlagen
Für Übungszwecke können auf folgenden Seiten Geschäftsbrief-Vorlagen als Word-Formulare heruntergeladen werden. Der Dokumentenschutz ist nicht eingeschaltet und es wurden sowohl Inhaltssteuerelemente, als auch Formularfeld-Steuerelemente verwendet, außer bei den Versionen mit Textfelder, da in diese keine Formularfeld-Steuerelemente eingefügt werden können.
Geschäftsbrief-Vorlagen, erstellt mit Positionsrahmen
Geschäftsbrief-Vorlagen, erstellt mit Tabellen
Geschäftsbrief-Vorlagen, erstellt mit Tabstopps
Geschäftsbrief-Vorlagen, erstellt mit Textfelder
Bei den Versionen mit Inhaltssteuerelementen wurden neben normalen Nur-Text Inhaltssteuerelementen auch Rich-Text Inhaltssteuerelemente verwendet und das Einfügen des Logos kann über das Bild-Inhaltssteuerelement erfolgen. Bei allen Dokumenten wurde für die Formatierung der Texte außer der Standard-Formatvorlage lediglich Fettschrift für die Betreffzeile verwendet. Zur besseren Erkennung sind alle umgebenden Elemente mit Rahmen versehen, die ausgeschaltet werden können. Die Betreff- und Anredezeile sowie der Text für das Anschreiben sind nicht in umschließenden Elementen platziert, da das bei mehrseitigen Briefen häufig zu Problemen führte und die Fortführung des Texts nicht immer wie gewünscht funktionierte. Um die Ränder der ersten und der übrigen Seiten unterschiedlich gestalten zu können, wurden die Dokumente in Abschnitte unterteilt.