Informationsblock in Geschäftsbriefen
In Geschäftsbriefen können gemäß DIN-5008 die Bezugsangaben (Ihr Zeichen, Unser Zeichen, Name, Telefon etc.) statt in der Bezugszeichenzeile im Informationsblock angegeben werden. Da nach DIN-5008 zwischen Geschäftsbriefen vom Typ A und Typ B unterschieden wird, platziert man den Informationsblock auf ein DIN-A4 Blatt ebenfalls unterschiedlich.
Informationsblock beim Geschäftsbrief Typ A
Beim Geschäftsbrief Typ A ist die Höhe für den Briefkopf nur 27 mm. Zwischen dem Briefkopf und dem Informationsblock wird ein Abstand von 5 mm gelassen, so dass der Abstand zur oberen Blattkante 32 mm beträgt. Der Abstand zur linken Blattkante beträgt 125 mm. Die Breite des Informationsblocks ist variabel, sollte jedoch nicht mehr als 75 mm betragen. Die Höhe ist ebenfalls variabel, sollte jedoch mindestens 40 mm betragen. Bei 40 mm Höhe würde die Unterkante auf einer Linie mit der Unterkante des Anschriffelds liegen. Ist der Informationsblock höher, wird sie nach unten erweitert. Zwischen der Unterkante und der Betreffzeile sollten 2 Zeilen Abstand eingehalten werden. Bei einer Zeilenhöhe von 4,23 mm wären das insgesamt 8,46 mm.
Informationsblock im Geschäftsbrief Typ B
Beim Geschäftsbrief Typ B ändert sich nicht viel. Lediglich der Abstand zur oberen Blattkante vergrößert sich um 18 mm, so dass dieser insgesamt 50 mm beträgt. Alle übrigen Maße bleiben wie beim Typ A.
Bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefs mit einem Textverarbeitungsprogramm stehen verschiedene Wege offen, um den Informationsblock zu erstellen. Neben Tabellen können z.B. auch Textfelder oder Tabulatoren (Tabstopps) benutzt werden, um die Inhalte zu positionieren. Um ein Geschäftsbrief gegen Veränderungen zu schützen, kann man auch ein Formular mit Formularfeldern erstellen und das Dokument mit einem Kennwort schützen. Man könnte auch ganz auf ein Textverarbeitungsprogramm verzichten und die Vorlagen für die Geschäftsbriefe als PDF-Formulare erstellen. Hierfür benötigt man jedoch ein Programm, mit dem die das möglich ist. Eine normale PDF-Lesesoftware reicht hierfür nicht aus.
Bei der Entscheidung zwischen Bezugszeichenzeile und dem Informationsblock tendieren immer mehr Unternehmen zum Informationsblock, weil dieser meistens als übersichtlicher empfunden wird. Entscheidet man sich für die Bezugszeichenzeile, so kann man anstelle des Informationsblocks eine Kommunikationszeile einfügen, in der weitere Angaben zur Kommunikation wie z.B. Faxnummer oder E-Mailadresse gemacht werden.