Literaturverzeichnis in Word: Erstellen eines Literaturverzeichnisses
Besonders in wissenschaftlichen Arbeiten werden vielerlei Zitate von anderen Quellen eingefügt. Am Ende des Dokuments wird ein Literaturverzeichnis mit den Quellangaben erstellt. So bekommt der Leser eine Übersicht über alle fremden Quellen im Dokument und kann sich ggf. weiter informieren. Um die Erstellung eines Literaturverzeichnisses zu vereinfachen, sind in Word hilfreichen Funktionen vorhanden. Nachfolgend ist ein Literaturverzeichnis als Beispiel abgebildet.
Literaturverzeichnis erstellen
Basis für ein Literaturverzeichnis sind Quellen und Zitate im Word Dokument. Ein Literaturverzeichnis wird daher in drei Schritten erstellt.
- Quellen: In Word müssen zunächst einmal die Quellen eingegeben und gepflegt werden. Das können Quellen aus Büchern, Zeitungsartikel, Film, Webseite etc. sein.
- Zitate: Im Dokument werden dann die Quellen zitiert und auf die Quelle hingewiesen.
- Literaturverzeichnis: Ist das Dokument mit allen Zitaten von den erstellten Quellen fertig, kann das Literaturverzeichnis erstellt werden.
Alle Schritte können im Register Verweise, innerhalb der Gruppe Zitate und Literaturverzeichnis durchgeführt werden. Über die Schaltfläche Zitat einfügen wird z.B. eine neue Quelle eingegeben.
Quelle erstellen
Über die Schaltfläche Neue Quelle hinzufügen wird das Fenster Quelle erstellen geöffnet. Hier werden nun Angaben zur Quelle eingegeben. Wichtig ist dabei der Quellentyp. Folgende Quellentypen stehen zur Auswahl:
- Buch
- Buchabschnitt
- Zeitungsartikel
- Artikel in einer Zeitschrift
- Konferenzprotokoll
- Bericht
- Website
- Dokument von Website
- Elektronische Quelle
- Kunst
- Tonaufnahme
- Aufführung
- Film
- Interview
- Patent
- Fall
- Verschiedenes
Je nach gewähltem Quellentyp verändern sich die übrigen Eingabefelder (außer Autor).
Über das Listenmenü Sprache kann zwischen Deutsch, Englisch oder die Standardsprache ausgewählt werden. Wird Englisch gewählt, würde z.B. im Literaturverzeichnis beim Quellentypen statt Buch das englische Wort Book erscheinen. Möchte man weitere Sprachen in der Liste, muss man zuerst über START - PROGRAMME - MICROSOFT OFFICE - MICROSOFT OFFICE SPRACHEINSTELLUNGEN die zusätzlichen Sprachen im Register Bearbeitungssprachen hinzufügen.
Der Autor und die übrigen Eingabefelder können nach eigenem Ermessen gefüllt werden, je nachdem welche Informationen man möchte. Dabei werden nicht alle verfügbaren Eingabefelder angezeigt. Schaltet man die Option Alle Literaturverzeichnisfelder anzeigen, werden die restlichen Eingabefelder eingeblendet. Im Eingabefeld Tagname wird der Quelle eine eindeutige ID vergeben, um Verwechslungen zu vermeiden. Schließlich könnte es mehrere Autoren geben, die denselben Namen und für denselben Verlag arbeiten. Tagnamen werden in der Regel für Feldfunktionen verwendet (Zitate sind auch Feldfunktionen) und sind in der Regel nur sichtbar, wenn die Feldfunktionen sichtbar sind.
Zitat einfügen
Ist eine Quelle erstellt, wird ein Zitateintrag direkt im Dokument eingefügt. Möchte man die Quelle mehrmals zitieren, erreicht man dies in Zukunft über die Schaltfläche Zitat einfügen. Für jede Quelle wird ein entsprechender Eintrag angezeigt.
Das Aussehen von Zitaten wird über die Formatvorlagen geändert. Zu finden innerhalb der Gruppe Zitate und Literaturverzeichnis. Hier hat man die Auswahl zwischen APA, Chicago, GB7714, GOST Namenssortierung, GOST Titelsortierung, ISO 690 Erstes Element und Datum, ISO 690 Numerische Referenz, MLA, SIST02 und Turabian. Man sollte probieren, welche Formatvorlage den Anforderungen entspricht.
Über den Menüpunkt Zitat bearbeiten (über das Kontextmenü im Zitat) können noch weitere Optionen eingestellt werden, z.B. ob der Autor, das Jahr oder der Titel nicht angezeigt werden soll.
Man kann auch Zitate einfügen, ohne Quellen zu haben. Das geschieht mit Platzhalter. Zuerst fügt man über den Menüpunkt Neuen Platzhalter hinzufügen einen Platzhalter ein und vergibt für den Platzhalter einen eindeutigen Tagnamen. Später kann der Platzhalter im Quellen-Manger bearbeitet und der Titel, Autor etc. kann eingefügt werden. Die Platzhalter werden im Dokument dementsprechend automatisch aktualisiert.
Quellen verwalten
Die Quellen können jederzeit über den Quellen-Manager bearbeitet werden. Der Quellen-Manager wird über die Schaltfläche Quellen verwalten geöffnet. Auf dem unteren Bild ist der Quellen-Manager abgebildet.
Im oberen Bereich kann man nach Quellen suchen und die Sortierung festlegen. Interessant wird es im mittleren Bereich. Links ist die Masterliste, rechts die aktuelle Liste. Alle Quellen werden zentral gespeichert und sind auch für neue Dokumente verfügbar. So baut man sich nach und nach eine zentrale Quellendatenbank auf und muss sie nicht jedes Mal neu erstellen. Diese Quellen werden in der Masterliste angezeigt.
Die Quellen für das aktuelle Dokument werden unter Aktuelle Liste angezeigt. Die aktuelle Liste kann weniger Einträge enthalten als die Masterliste, denn oft ist es so, dass man für ein Dokument nicht alle Quellen benötigt. Die benötigten Quellen kann man sich über die Schaltfläche Kopieren (zwischen den beiden Listen) zur aktuellen Liste hinzufügen und man hat nur die Einträge, die man für das aktuelle Dokument benötigt.
Die Quellen können auch gelöscht werden. Von der aktuellen Liste allerdings nur, wenn sie im aktuellen Dokument nicht verwendet werden.
Über die Schaltfläche Bearbeiten wird eine Quelle bearbeitet. Wichtig ist hier, welche Quelle bearbeitet wird. Denn, bearbeitet man die Quelle von der aktuellen Liste, hat man nicht automatisch die Quelle von der Masterliste bearbeitet. Denn die aktuelle Liste enthält nur Kopien von der Masterliste. Daher können diese beiden Einträge durchaus unterschiedlich sein. Um Inkonsistenzen zu vermeiden, erfolgt nach der Bearbeitung eine Rückfrage, ob auch der Eintrag in der andere Liste aktualisiert werden soll. Hier kann man dem zustimmen und die Quelle in der anderen Liste wird ebenfalls aktualisiert.
Eine neue Quelle wird über die Schaltfläche Neu erstellt.
Literaturverzeichnis erstellen und aktualisieren
Nachdem alle Vorarbeiten erledigt sind (Quellen, Zitate), ist die eigentliche Erstellung sehr einfach. Über die Schaltfläche Literaturverzeichnis wird ein Menübereich geöffnet. Hier kann man entweder ein vorformatiertes Literaturverzeichnis oder über den Menüpunkt darunter ein einfaches und unformatiertes Literaturverzeichnis ohne Überschrift erstellen.
Das Literaturverzeichnis wird danach im Dokument eingefügt. Das Aussehen kann natürlich verändert werden. Möchte man das neue Format dauerhaft im System speichern, markiert man das geänderte Literaturverzeichnis und wählt den Menüpunkt Auswahl im Literaturverzeichniskatalog speichern. Dieser wird automatisch aktiviert, wenn man Texte markiert. Man kann das Format auch zentral ändern. Hierfür existiert die Formatvorlage Literaturverzeichnis und das kann geändert werden. Grundlegende Kenntnisse über Formatvorlagen sollten hierfür vorhanden sein.
Wie bei den anderen Verzeichnissen kann es passieren, dass Quellen oder Zitate geändert wurden, nachdem ein Literaturverzeichnis erstellt wurde. In solchen Fällen muss das Literaturverzeichnis manuell aktualisiert werden. Hierfür klickt man mit der rechten Maustaste in das Literaturverzeichnis und wählt aus dem Kontextmenü Felder aktualisieren.