Einrichten eines Postfachs für einen Raum

Besonders in großen Unternehmen gibt es viele Besprechungsräume, die für Projektsitzungen, Besprechungen, Vorträge, Präsentation usw. genutzt werden. Damit für die Mitarbeiter Planungssicherheit besteht, muss in irgendeiner Form dich Buchung der Räume geregelt sein. Wenn man den Buchungsvorgang über eine Sekretärin abwickeln lässt, entsteht ein sehr hoher Aufwand. Für jede Raumbuchung muss einerseits die Sekretärin und andererseits der Anforderer für den Raum zum Hörer greifen. Bis man einen geeigneten Raum gefunden hat, vergeht einige Zeit. Außerdem muss die Sekretärin irgendwelche Listen pflegen, damit sie selbst einen Überblick hat, welcher Raum wann belegt ist.

Auf dem Exchange-Server kann ein Postfach für einen Raum eingerichtet werden, so dass der Raum über Outlook gebucht werden kann. Dadurch entfallen aufwendige Telefonate. Auf Knopfdruck ist sofort ersichtlich, welcher Raum zum gewünschten Termin frei ist. Außerdem kann man weitere Informationen zum Raum bereitstellen, z.B. über Anzahl der Plätze, WLAN-Verfügbarkeit, Netzwerkanschluss, Videokonferenzanlage, Beamer etc.

Das Anlegen eines Raumpostfachs ist ähnlich wie beim Anlegen eines Benutzerpostfachs. In der Exchange-Verwaltungskonsole klickt man unter Empfängerkonfiguration mit der rechten Maustaste auf Postfach und wählt aus dem Kontextmenü Neues Postfach. Im nächsten Fenster wählt man als Postfachtyp Raumpostfach aus. Danach kann man entscheiden, ob das Postfach einem bestehenden Benutzer zugeordnet oder ein neuer Benutzer angelegt werden soll.

Wie beim Anlegen eines Benutzers im Active Directory müssen die Benutzerinformationen angegeben werden. Der Name ist dabei sehr wichtig, denn hier sollte unternehmensweit eine Konvention ausgearbeitet werden. Einige Beispiele für den Raum 5 im ersten Stock von Gebäude 6:

• Geb6_Raum5_Etage1
• Raum5_Geb6_Etage1
• Bld6_Room5_Floor1 (für internationale Bezeichnung)

Wie die Konvention aussieht, ist von Firma zu Firma unterschiedlich. Wichtig ist, dass überhaupt eine Konvention besteht. Das vereinfacht im Endeffekt die Suche nach geeigneten Räumen.

Zum Schluss wird eine Zusammenfassung eingeblendet. Über die Schaltfläche Neu wird das Raumpostfach angelegt.