PDF-Datei in Word einbetten
Bei der Erstellung und Bearbeitung von Word-Dokumenten ist es manchmal erforderlich, eine bereits vorhandene PDF-Datei in Word einzufügen. Eine Möglichkeit hierfür ist, die PDF-Datei als Objekt einzubetten. Hierbei wird das PDF-Dokument als eigenständiges Objekt in das Word-Dokument integriert, sodass die Dateigröße des Word-Dokuments entsprechend der Dateigröße des PDF-Dokuments erhöht wird.
Nach dem Einbetten wird in Word automatisch die erste Seite des PDF-Dokuments als Vorschau angezeigt. Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass wenn z.B. das Word-Dokument verschickt oder an einem Ort gespeichert wird, die eingebettete PDF-Datei bereits enthalten ist und nicht separat verschickt oder gespeichert werden muss. Diese verbleiben sozusagen zusammen. Dabei kann die PDF-Datei nicht in Word bearbeitet werden. Das Einbetten dient lediglich dazu, diese in Word bereitzustellen und zu öffnen.
Einbetten des PDF-Dokuments in Word 2010
In Word 2010 erfolgt die Einbettung wie nachfolgend beschrieben. Bei anderen Word-Versionen ist die Vorgehensweise ähnlich. Im Menüband Einfügen befindet sich innerhalb der Gruppe Text die Schaltfläche Objekt. Darüber wird die Einbettung eingeleitet.
Im Fenster Objekt wählt man im Register Neu erstellen den Punkt Adobe Acrobat Dokument aus. Optional könnte man den Haken bei Als Symbol anzeigen wählen. In dem Fall würde nicht die erste Seite des PDF-Dokuments als Vorschaubild angezeigt werden, sondern ein kleines Symbol. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK gelangt man ins nächste Fenster, in dem man zum Speicherort navigieren und die einzubettende PDF-Datei auswählen kann.
Das eingebettete PDF-Dokument wird daraufhin automatisch geöffnet. In der Taskleiste wird die Schaltfläche dafür angezeigt und es kann zwischen dem Word- und PDF-Dokument hin und her gewechselt werden.
Solange das eingebettete PDF-Dokument geöffnet ist, wird das Vorschaubild in Word schraffiert dargestellt und nach dem Schließen des PDF-Dokuments wird die erste Seite als normales Vorschaubild angezeigt (wenn "Als Symbol anzeigen" nicht ausgewählt wurde). Mit einem Doppelklick auf das Vorschaubild kann das PDF-Dokument jederzeit wieder geöffnet werden.
Die schnellere Variante zum Einbetten
Zum Einbetten des PDF-Dokuments muss man nicht unbedingt die Schaltflächen des Menübands benutzen. Eine PDF-Datei kann sehr schnell eingebettet werden, indem man das Word-Fenster verkleinert und die PDF-Datei per Drag-and-Drop in das Word-Fenster zieht. Das kann z.B. hilfreich sein, wenn man mehrere bzw. sehr viele Dateien einbetten möchte.
Einbetten eines PDF-Dokuments über die Zwischenablage
Es ist nicht unbedingt notwendig, das Word-Fenster zu verkleinern und die PDF-Datei per Drag-and-Drop hinein zu ziehen. Das Einbetten funktioniert auch über die Zwischenablage. Hierfür geht man wie folgt vor:
- Im Ordnerfenster die PDF-Datei(en) markieren
- Tastenkürzel STRG + C betätigen
- In das Word-Fenster wechseln
- Tastenkürzel STRG + V betätigen
Sollte das Original PDF-Dokument am ursprünglichen Speicherort aktualisiert worden sein, betrifft das nicht die eingebettete Datei im Word-Dokument. Daher eignet es sich das Einbetten nur für Dokumente, die nicht aktualisiert werden bzw. wenn es nicht auf die Aktualisierung ankommt. Wird ein PDF-Dokument aktualisiert und möchte man stets die aktualisierte Version aus Word heraus öffnen, bietet es sich an, in Word das PDF-Dokument zu verknüpfen. Dabei setzt man im Grunde einen Link zur PDF-Datei und wenn die Datei aktualisiert wurde, wird beim Öffnen auch die aktuelle Version geöffnet. Der Dateiname und der Ablageort darf dabei jedoch nicht verändert werden, da der Link ansonsten ins Leere führen würde. Außerdem muss der Zugriff auf die Datei gewährleistet sein. Beispielsweise führen Links in Dokumenten, die man per E-Mail an externe Personen außerhalb des Unternehmens verschickt, mit großer Wahrscheinlichkeit ins Leere, da der Empfänger normalerweise keinen Zugriff darauf hat.