PDF in Word einfügen

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Da in vielen Unternehmen mit dem Textverarbeitungsprogramm MS-Word gearbeitet wird und gleichzeitig viele PDF-Dokumente verbreitet sind, kommt es hin und wieder vor, dass man ein Dokument, das als PDF-Datei vorliegt, in Word einfügen muss. Dabei handelt es sich zum Teil um sehr große PDF-Dokumente mit sehr vielen Seiten und ein Neuerstellen würde nicht selten einen enormen Zeitaufwand bedeuten. Die Aufgabenstellung ist zwar nicht so einfach, da die beiden Dateiformate (.doc(x) für Word-, .pdf für PDF-Dokumente) auf unterschiedlichen Techniken basieren. Trotzdem gibt es Mittel und Wege, um zumindest den Aufwand zu minimieren, wenn man ein PDF in Word einfügen möchte. Unter anderem kann man das mit folgender Art und Weise bewerkstelligen:

Die jeweiligen Möglichkeiten haben jedoch alle Vor- und Nachteile. Je nachdem, was man benötigt bzw. was man in Word machen möchte, was ausreichend ist etc., muss man sich für eine Methode entscheiden.

Einbetten des PDF-Dokuments in Word

Man kann ein PDF-Dokument in Word einbetten. Das funktioniert jedoch nur, wenn zumindest ein Leseprogramm für PDF-Dateien auf dem Rechner installiert ist. Beim Einbetten wird das PDF-Dokument in das Word-Dokument integriert und die erste Seite des Dokuments wird in Word direkt angezeigt. Anstelle der ersten Seite könnte man auch ein Symbol für das eingebettete Dokument anzeigen lassen. Die Dateigröße des Word-Dokuments vergrößert sich durch die Einbettung entsprechend. Der große Vorteil dabei ist, dass das PDF-Dokument so bleibt wie es ist und mit dem Word-Dokument, in dem es eingebettet wurde, mitgenommen wird. Das ist z.B. nützlich, wenn das Word-Dokument an einen anderen Speicherplatz verschoben oder über das Internet verschickt wird. Sofern das PDF-Dokument geschützt ist, z.B. wenn das Kopieren der Texte ausgeschaltet wurde, kann man es trotzdem in Word einbetten.

Nachteilig ist, dass es in Ausnahmefällen zu Problemen beim Öffnen der eingebetteten PDF-Datei kommen kann. Dazu kommt es manchmal, wenn z.B. die Lesesoftware, die beim Einbetten verwendet wurde, sich von dem unterscheidet, wenn es geöffnet und gelesen wird. Außerdem ist eine Bearbeitung des PDF-Dokuments nicht möglich. Es dient lediglich der Betrachtung. Falls das PDF-Dokument nach einer gewissen Zeit aktualisiert wurde, ist im Word-Dokument nach wie vor die ältere Version eingebettet, bis die erneute Einbettung der aktualisierten Version des PDF-Dokuments erfolgt. Diese Methode ist z.B. sinnvoll, wenn man in ein Word-Dokument lediglich etwas anhängen möchte, das als PDF vorliegt und nicht bzw. nicht häufig aktualisiert wird, z.B. Handbücher und technische Dokumentationen für ein bestimmtes Modell eines Produkts.

Verknüpfen des PDF-Dokuments

Statt ein PDF-Dokument in Word einzubetten, kann man es auch lediglich verknüpfen. Da bei einer Verknüpfung sich die Dateigröße sich nicht wesentlich verändert, hat das auf die Dateigröße des Word-Dokuments keine Auswirkungen. Sofern ein PDF-Leseprogramm installiert ist, gibt es normalerweise auch keine Fehler beim Öffnen des PDF-Dokuments. Wurde nach einer gewissen Zeit das PDF-Dokument aktualisiert und öffnet diese über die Verknüpfung, muss man nicht befürchten, dass man eine veraltete Version erhält. Das gilt jedoch nur, wenn der Pfad zur Verknüpfung nicht verändert wurde.

Sobald nämlich der Dateiname des PDF-Dokuments verändert oder die Datei an einen anderen Speicherplatz verschoben wurde, wird die Verknüpfung fehlerhaft bzw. führt ins Leere. Eine Bearbeitung in Word ist ebenfalls nicht möglich. Diese Methode eignet sich für PDF-Dateien, die immer an demselben Ort unter demselben Namen gespeichert werden, z.B. der aktuelle Monatsplan.

PDF-Dateiinhalte in Word kopieren

Häufig reicht es nicht aus, lediglich die PDF-Datei einzubetten oder zu verknüpfen, da bei beiden Varianten eine Bearbeitung in Word nicht möglich ist. Wenn man z.B. Texte aus einem PDF-Dokument in Word benötigt, dann kann man diese auch markieren und über die Zwischenablage in Word einfügen. Der Vorteil dabei ist, dass man sich die Bereiche aussuchen kann, die man kopieren möchte und der Vorgang relativ schnell ohne Zusatzsoftware vonstatten geht.

Nachteilig bei dieser Variante ist, dass es nicht immer funktioniert. PDF-Dateien können nämlich so erstellt werden, dass das Kopieren über die Zwischenablage deaktiviert wird. Sollte das Kopieren zugelassen sein, müssen die kopierten Texte meistens aufwendig nachbearbeitet bzw. formatiert werden. Außerdem erkennen die PDF-Leseprogramme nicht immer alle Grafiken, so dass man diese einzeln über Schnappschüsse aus dem PDF-Dokument extrahieren muss. Diese Methode eignet sich nur, wenn man nur einige kleine Teilbereiche aus dem PDF-Dokument kopieren möchte.

Exportieren bzw. Konvertieren des PDF-Dokuments in Word

Wenn sehr viele Seiten bzw. sogar das gesamte PDF-Dokument in Word bearbeitet werden soll, dann ist der Aufwand auf ein vertretbares Niveau meistens nur dadurch zu erreichen, indem man das PDF-Dokument in Word exportiert bzw. konvertiert. Das kann man mit dem Programm Adobe Acrobat (nicht Reader) oder einer anderen Software erreichen, die eine Konvertierung unterstützt. Vorteilhaft dabei ist, dass man den gesamten Inhalt in Word bearbeiten kann.

Nachteilig ist, dass die Konvertierung nicht immer wie gewünscht verläuft und vieles nachbearbeitet werden muss. Außerdem gilt auch hier, dass der Ersteller der PDF-Datei die Einstellungen so setzen kann, dass eine Konvertierung nicht möglich ist.

Abfotografieren des PDF-Dokuments

Ist eine Konvertierung aufgrund der Einstellungen nicht möglich und möchte man das PDF-Dokument weder verknüpfen, noch einbetten, dann bleibt als eine machbare Lösung das Abfotografieren der Inhalte des PDF-Dokuments und Einfügen in das Word-Dokument. Der Vorteil dabei ist, dass es in jedem Fall funktioniert, da man vom aktuellen Bildschirm immer ein Screenshot erstellen kann. Ein Nachteil dabei ist, dass die im PDF-Dokument enthaltenen Texte und Bilder meistens nicht in einer guten Qualität dargestellt werden. Daneben hat die Methode den Nachteil, dass es sehr zeitaufwändig ist, da man praktisch jede Seite abfotografieren und in Word einfügen muss.

Hierfür gibt es jedoch Tools wie z.B. Hypersnap, mit dem die Erstellung von Screenshots vereinfacht wird. Man könnte auch Automatisierungs-Software wie z.B. Autoit einsetzen und die monotonen Schritte (Abfotografieren, in Word einfügen, zur nächsten Seite wechseln) automatisch durchführen lassen. Die Bedienung solcher Programme ist jedoch nicht ganz einfach. Außerdem muss man hierbei erhöhte Vorsicht walten lassen und die Schritte am besten bei einem leeren Desktop durchführen lassen. Denn, die programmierten Schritte laufen manchmal nicht völlig reibungslos ab und das kann auf dem Rechner ein Chaos verursachen, z.B. wenn die Dateien auf dem Desktop verschoben werden, weil der Wechsel zwischen den Dokumenten nicht wie gewünscht funktioniert und statt dem Dokument die Symbole auf dem Desktop markiert werden.

PDF-Dokument in einzelne Seiten aufteilen und einbetten

Wenn das Abfotografieren keine annehmbare Option ist, hat man die weitere Möglichkeit, die PDF-Datei in einzelne Seiten aufzuteilen, so dass man pro Seite eine Datei hat. Diese können dann in Word eingebettet werden. Da beim Einbetten in Word die erste Seite des PDF-Dokuments angezeigt wird, könnte man auf diese Art und Weise erreichen, dass alle eingebetteten Seiten auch in Word sichtbar sind. Das Aufteilen in einzelne Seiten funktioniert jedoch nur, wenn in den Sicherheitseinstellungen des Dokuments das Drucken erlaubt ist, da für die Erstellung von PDF-Seiten die Druckfunktion benötigt wird. Bei Dokumenten mit wenigen Seiten kann die Aufteilung einzeln über die PDF-Druckfunktion aus dem Programm heraus erfolgen, sofern diese vorhanden ist. Bei großen Dokumenten kann das Aufteilen mit einem Programm relativ schnell vonstatten gehen. Danach können die Dateien per Drag-and-Drop in das Word-Dokument gezogen werden, wodurch sie automatisch eingebettet werden.

Hierbei hat man den Vorteil, dass man die Seiten auswählen kann, die man benötigt. Das Einfügen in das Dokument geht schneller vonstatten, als wenn man die Seiten einzeln abfotografieren würde. Allerdings ist die Qualität der Vorschaubilder nicht unbedingt sehr gut. Nachteilig ist auch, dass man zunächst bewerkstelligen muss, dass das Dokument aufgeteilt wird. Möchte man für diesen Schritt eine Software einsetzen, muss man diese zunächst evaluieren, testen und evtl. kaufen. Es gibt zwar Tools im Internet, über die man PDF-Dokumente online splitten kann. Hierbei muss man jedoch bedenken, dass das PDF-Dokument unter Umständen in die Hände von fremden Personen gelangen kann, da diese auf einem fremden Server verarbeitet wird. Vor der Nutzung solcher Online-Tools sollte man sich erkundigen, wie die Daten übertragen werden, was mit der PDF-Datei geschieht, ob und wie es gespeichert und gelöscht wird und auf welchem Wege die gesplitteten Dateien bereitgestellt werden. Dokumente mit sensiblen und vertraulichen Informationen sollte man grundsätzlich nicht über Online-Tools splitten.