PDF-Datei in Word verknüpfen
Elektronische Dokumente sind vor allem als Word-Dateien, aber auch als PDF weit verbreitet. So kommt es irgendwann zwangsläufig vor, dass man eine PDF-Datei in Word einfügen möchte. Eine Möglichkeit ist, die PDF-Datei in Word einzubetten. Bei dieser Methode wird diese mit dem Word-Dokument vereint. Die Dateigröße des Word-Dokuments erhöht sich dadurch. Dabei besteht zur ursprünglichen Original PDF-Datei keine Verbindung. Sollte diese irgendwann aktualisiert werden, bleibt im Word-Dokument nach wie vor die alte Version enthalten.
Das Verhalten kann in manchen Fällen unerwünscht sein. Beispielsweise werden viele PDF-Dateien in den Unternehmen häufig aktualisiert und an einem zentralen Ort gespeichert, z.B. Monatsberichte. Möchte man im Word-Dokument eine Verbindung zu PDF-Dateien herstellen, die häufig aktualisiert werden, so bietet es sich an, diese in Word zu verknüpfen.
Die PDF-Datei wird beim Verknüpfen nicht mit dem Word-Dokument vereint. Die Dateigröße des Word-Dokuments ändert sich durch die Verknüpfung kaum. Sollte die PDF-Datei aktualisiert werden und wird sie aus Word heraus über die Verknüpfung geöffnet, so erhält man die zuletzt gespeicherte Version. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Pfad zur Datei nicht ändert. Wird z.B. der Dateiname oder der Speicherort des PDF-Dokuments geändert, könnte die Verknüpfung ins Leere führen.
Es gibt zwar die Möglichkeit, auf Dateien über eine sogenannte Referenz-ID zu verknüpfen. Allerdings muss das verwendete System das unterstützen. In Intranets, die auf SAP basieren, ist das beispielsweise möglich. Hierbei erhält jede Datei beim Speichern bzw. Hochladen ins Intranet eine eindeutige Referenz-ID. Wird in einem Word-Dokument eine Verknüpfung auf solch eine eindeutige ID erstellt, kann das Dokument innerhalb des Intranets problemlos verschoben oder umbenannt werden, die Verknüpfung würde trotzdem zum richtigen Dokument führen, da die ID sich nicht ändert.
Eine Einschränkung bleibt beim Verknüpfen jedoch. Beim Öffnen muss der Zugriff auf die Datei gewährleistet sein. Wenn man z.B. ein Word-Dokument, das eine Verknüpfung zu einer PDF-Datei im Intranet enthält, an Personen außerhalb des Unternehmens verschickt, könnten sie die PDF-Datei mit großer Wahrscheinlichkeit nicht öffnen, da sie in der Regel keinen Zugriff auf das Intranet haben. In solchen Fällen könnte man die PDF-Datei im Internet bereitstellen und die Verknüpfung dorthin führen, den Zugriff ggf. mit einem Passwort versehen und die Zugangsdaten den Zugriffsberechtigten zukommen lassen.
Verknüpfung als OLE-Objekt oder Hyperlink
Eine Datei kann in Word entweder als OLE-Objekt (Object Linking and Embedding) oder als gewöhnlicher Hyperlink verknüpft werden. Für gewöhnliche Verknüpfungen zu PDF-Dateien sind die Unterschiede im Grunde unerheblich. In beiden Fällen würde die PDF-Datei geöffnet werden. Die Unterschiede liegen in der zugrunde liegenden Technik. Ein Hyperlink ist ein Verweis, so wie man es auf vielen Webseiten im Internet vorfindet. Ein Hyperlink kann z.B. zu Dateien, Webseiten oder E-Mailadressen führen.
Eine Verknüpfung zu einem OLE-Objekt kann zwar auch zu Dateien, jedoch nicht zu Webseiten oder E-Mailadressen führen, da diese keine Objekte sind, die mit Windows-Programmen erzeugt werden. In Word können im Grunde alle Objekte, die mit beliebigen Windows-Programmen erzeugt werden, als OLE-Objekt eingefügt werden. Die Besonderheit hierbei ist, dass die Objekte mit dem Programm, mit dem sie erstellt wurden, verbunden bleiben und auch nach dem Einfügen in Word mit diesem bearbeitet werden können, sofern das OLE-Verfahren unterstützt wird. Im Idealfall können sogar die Menüs des Quellprogramms direkt in Word angezeigt werden, wenn das Objekt zur Bearbeitung geöffnet wird.
Fügt man in Word eine Verknüpfung zu einer PDF-Datei als OLE-Objekt ein, hat das zunächst keine sichtbar gravierenden Auswirkungen. Bei einem Doppelklick auf das OLE-Objekt würde lediglich die PDF-Datei geöffnet werden. Im Gegensatz zu einem gewöhnlichen Hyperlink unterscheidet sich die Handhabung des OLE-Objekts jedoch. Beispielsweise werden beim Öffnen des Word-Dokuments verknüpfte OLE-Objekte automatisch aktualisiert und die Aktualisierung kann auf manuell umgestellt oder sogar ganz gesperrt werden. Bei Hyperlinks sind solche Möglichkeiten nicht vorhanden.
PDF-Datei als OLE-Objekt verknüpfen
Die Beschreibung, um eine PDF-Datei als OLE-Objekt zu verknüpfen, bezieht sich auf die Word-Version 2010. In anderen Versionen ist die Vorgehensweise jedoch ähnlich. Die Verknüpfung als OLE-Objekt wird über die Schaltfläche Objekt eingeleitet, die sich im Menüband Einfügen in der Gruppe Text befindet.
Im Fenster Objekt wird im Register Aus Datei erstellen über die Durchsuchen-Schaltfläche die zu verknüpfende PDF-Datei ausgewählt. Auf der rechten Seite wird der Haken bei Verknüpfen gesetzt. Zusätzlich kann der Haken bei Als Symbol anzeigen gesetzt werden. Wenn die PDF-Datei nicht als Symbol angezeigt werden soll, wird die erste Seite als Vorschaubild angezeigt und das nimmt einen wesentlich größeren Platz in Anspruch.
Im Word-Dokument ist die verknüpfte Datei als Symbol (oder als Vorschaubild der ersten Seite) dargestellt und kann jederzeit mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Klickt man mit der rechten Maustaste auf das Symbol, öffnet sich ein Kontextmenü. Über den Punkt Verknüpftes Acrobat Document Object kann das Fenster Verknüpfungen geöffnet werden, in dem weitere Einstellungen vorgenommen werden können. Auf der rechten Seite befinden sich einige Schaltflächen, über die das PDF-Dokument geöffnet oder aktualisiert werden kann. Es kann auch die Quelle geändert oder die Verknüpfung aufgehoben werden. Bei einer Aufhebung der Verknüpfung verbleibt im Word-Dokument lediglich das Symbol bzw. das Vorschaubild. Im unteren Bereich können einige Einstellungen zur Aktualisierung vorgenommen werden, die jedoch für das Öffnen der PDF-Datei wenig bzw. keine Auswirkungen haben.
Erstellen eines Hyperlinks
Möchte man die PDF-Datei lediglich über ein Hyperlink verknüpfen, betätigt man die Schaltfläche Hyperlink, die sich im Menüband Einfügen befindet. Im Dialogfenster wählt man auf der linken Seite den Punkt Datei oder Webseite, navigiert zum Speicherort, an dem die PDF-Datei abgelegt ist und wählt das Dokument aus. Im Eingabefeld Adresse könnte man den Pfad zur Datei auch direkt eingeben, z.B. über die Zwischenablage. Unter Anzuzeigender Text wird der Text festgelegt, der als Hyperlink erscheinen soll. Über die Schaltfläche QuickInfo kann ein Hinweistext eingefügt werden, der angezeigt wird, wenn man mit dem Mauszeiger den Hyperlink berührt. Die übrigen Schaltflächen sind beim Setzen von Links auf PDF-Dateien nicht relevant.
Im Word-Dokument erscheint der Text als Hyperlink, der angegeben wurde und hebt sich normalerweise farblich vom übrigen Text ab (meistens blau). Mit der STRG-Taste und einem Mausklick auf den Text wird die PDF-Datei geöffnet.
Hyperlinks reichen normalerweise völlig aus, um eine PDF-Datei in Word zu verknüpfen. Möchte man statt des Textes lieber eine Schaltfläche, auf der geklickt werden soll, kann man auch eine Grafik, Clipart, Autoform etc. einfügen, diese markieren und danach den Hyperlink zur gewünschten Datei setzen.