Rechtsgrundlagenverzeichnis in Word erstellen
Besonders für juristische Dokumente bietet es sich an, ein Rechtsgrundlageverzeichnis zu erstellen. Ein Rechtsgrundlagenverzeichnis ist ein Verzeichnis mit einer Auflistung von Querverweisen auf Fälle, Regelungen, Statuten etc. Die Einträge sind kategorisiert und mit den Seitennummern versehen. So kann der Leser schnell zur gewünschten Information gelangen. Ein Beispiel ist auf dem unteren Bild zu sehen.
Zitate festlegen
Die Basis für ein Rechtsgrundlagenverzeichnis sind Zitate, ähnlich wie bei einem Literaturverzeichnis. Zuerst müssen im Dokument die Zitate festgelegt werden. Um ein Zitat festzulegen, markiert man den Text, der als Zitat dienen soll. Danach kann ein Zitat für ein Rechtsgrundlagenverzeichnis im Register Verweise innerhalb der Gruppe Rechtsgrundlagenverzeichnis über die Schaltfläche Zitat festlegen eingefügt werden. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das wie nachfolgend abgebildet ist.
Im Fenster Zitat markieren ist ein Eingabefeld für den ausgewählten Text und für ein kurzes Zitat. Beide Felder sind mit dem markierten Text vorbelegt. Der ausgewählte Text gilt für ein langes Zitat und kann nach eigenem Ermessen erweitert werden. Das ist der Text, der im Rechtsgrundlagenverzeichnis erscheint.
Das Zitat muss markiert werden, damit es in die Liste aufgenommen wird. Man kann entweder alle Texte im Dokument markieren oder nur das aktuelle. Wählt man Alles markieren aus, sucht Word automatisch nach im gesamten Dokument nach dem Wort und markiert sie alle.
Zuvor sollte noch die richtige Kategorie ausgewählt werden. Man hat die Auswahl zwischen Fälle, weitere Statuten, weitere Grundlagen, Regeln, Abhandlungen, Regulierungen und Verfassungsprovisionen. Die Zahlen dienen nur als Platzhalter, da man keine neuen Kategorien erstellen kann. Möchte man trotzdem eine selbst definierte Kategorie haben, muss man eine Zahl ändern. Das geschieht über die Schaltfläche Kategorie.
Rechtsgrundlagenverzeichnis erstellen
Nachdem die Zitate erstellt sind, kann man das Rechtsgrundlagenverzeichnis erstellen. Das geschieht über die Schaltfläche Rechtsgrundlagenverzeichnis einfügen (siehe Bild 2). Im nächsten Fenster müssen noch die Optionen dafür festgelegt werden.
Im oberen Bereich ist eine Vorschau auf die getätigten Einstellungen. Man kann festlegen, welche Kategorien eingefügt werden sollen, alle oder einzeln. Unterhalb der Seitenansicht wählt man die Option für passim und ob die Originalformatierung beibehalten werden soll. Darunter kann man die Füllzeichen sowie das Aussehen des Verzeichnisses festlegen. Über die Schaltfläche Eintrag festlegen kann man weitere Zitate festlegen, bevor man das Rechtsgrundlagenverzeichnis erstellt.
Rechtsgrundlagenverzeichnis aktualisieren
Falls nach der Erstellung eines Verzeichnisses weitere Zitate hinzugekommen sind, muss das Verzeichnis manuell aktualisiert werden. Dafür klickt man in das Verzeichnis und wählt die Schaltfläche Tabelle aktualisieren (im Register Verweise). Man kann den Schritt auch über das Kontextmenü durchführen. Hier wählt man den Eintrag Felder aktualisieren und das Verzeichnis wird automatisch aktualisiert und neue Zitate werden hinzugefügt, bzw. gelöschte Zitate werden entfernt.