Screenshots aus PDF-Dateien erstellen und in Word einfügen

Wenn bei der Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm Word Inhalte aus PDF-Dateien benötigt werden, so gibt es mehrere Möglichkeiten, diese in Word einzufügen. Beispielsweise könnte man eine PDF-Datei in Word konvertieren oder mit dem Auswahlwerkzeug für Text und Bilder Inhalte aus der PDF kopieren. Das ist jedoch nicht immer möglich. Denn, bei einer PDF-Datei können die Sicherheitseinstellungen so festgelegt werden, dass das Kopieren oder Exportieren nicht möglich ist. Hat man die Einstellungen entsprechend gesetzt und irgendwann das Kennwort vergessen, mit dem die Einstellungen geschützt werden, dann ist dieser Weg gesperrt. Wenn man die Inhalte unbedingt in Word benötigt und auch dazu befugt ist, diese in Word einzufügen, das Einbetten oder Verknüpfen der PDF-Datei keine Option ist, dann bleibt als ein machbarer Weg, von den Seiten bzw. Inhalten Screenshots zu erstellen (Bildschirm fotografieren). Vom aktuellen Bildschirm kann man nämlich jederzeit über die Druck-Taste (Print-, Screen-Taste) ein Screenshot erstellen. Das Bild befindet sich danach in der Zwischenablage und kann über das Tastenkürzel (STRG + V) oder über das Kontextmenü (Rechtsklick - Einfügen) in Word eingefügt werden.

Sofern man eine komplette Seite benötigt, sollte man vor dem Erstellen des Screenshots in den Einstellungen des PDF-Leseprogramms den Zoom auf volle Seitenebene einstellen. In Adobe Reader XI befindet sich der Punkt unter Anzeige - Zoom. Die aktuelle Seite des PDF-Dokuments wird dabei soweit verkleinert, dass sie am Bildschirm komplett sichtbar ist.

PDF auf Seitengröße zoomen
Screenshot aus PDF-Datei

Diese Methode hat jedoch einen Nachteil. Beim Erstellen des Screenshots wird vom gesamten Bildschirm ein Foto gemacht. Das bedeutet, auch von der Taskleiste, den Menüs im PDF-Leseprogramm sowie den Bereichen links und rechts der Seite. Das ist meistens unerwünscht, da man in Word lediglich die Seite benötigt und nicht das, was drumherum ist. Es entsteht ein gewisser Aufwand, wenn man in Word die Bilder zuschneiden muss. Bei einigen wenigen Seiten mag der Aufwand vertretbar sein. Wenn man Screenshots von sehr vielen Seiten erstellt, dann sollte man die Vorgehensweise etwas anders gestalten und die Vorgänge soweit es geht automatisieren. Folgende Vorgehensweise hat sich dabei bewährt.

  • Erstellen der Screenshots mit einem Capture-Programm: Es gibt Programme, die speziell für die Erstellung von Screenshots entwickelt worden sind und den Benutzer dabei unterstützen, z.B. Hypersnap. Das Programm kann dabei insofern hilfreich sein, weil man z.B. den Bereich des Bildschirms auswählen kann, den man abfotografieren möchte. So würde das Zuschneiden entfallen. Außerdem kann in den Einstellungen des Programms festgelegt werden, dass die erstellten Bilder automatisch in einem Ordner gespeichert und die Dateinamen der Bilder dabei durchnummeriert werden.
  • Markieren und Einfügen der Bilder in das Word-Dokument: Die erstellten Bilder können danach markiert und per Drag-and-Drop in das Word-Dokument gezogen werden. Aufgrund der durchnummerierten Dateinamen hat man auch die richtige Reihenfolge und man hat im Word-Dokument keine Arbeit damit, um diese in die Reihenfolge zu bringen.

Diese Methode hat jedoch einen Nachteil. Beim Erstellen von Fotos aus bestimmten Bereichen des Bildschirms muss man jeden Bereich manuell auswählen. Bei sehr vielen Seiten kann das ebenfalls sehr zeitaufwändig sein. Für solche Fälle bietet sich folgende Vorgehensweise an.

  • Mit dem Capture-Programm Screenshots vom ganzen Bildschirm erstellen: Hypersnap kann z.B. so eingestellt werden, dass wenn die Druck-Taste betätigt wird, vom ganzen Bildschirm ein Foto erstellt wird das Bild automatisch in einem Ordner gespeichert wird, wobei der Dateiname durchnummeriert wird. So kann man sehr schnell Seite für Seite mit der Druck-Taste ein Foto vom Bildschirm erstellen und automatisch speichern.
  • Zuschneiden der Bilder automatisieren: Mit guten Bildbearbeitungsprogrammen können gewisse Arbeitsschritte automatisiert und auf einen ganzen Ordner angewendet werden. In Photoshop ist das beispielsweise möglich. Den Vorgang Bild zuschneiden und abspeichern kann man z.B. in den Aktionen aufnehmen und danach per Stapelverarbeitung auf einen ganzen Ordner anwenden. So würden in einem Rutsch alle Bilder automatisch zugeschnitten werden, so dass man am Ende die Bilder mit den Seiten zur Verfügung hat. Diese können dann in Word per Drag-and-Drop eingefügt werden.

Das automatisierte Zuschneiden ist natürlich nicht nur mit Photoshop möglich. Nicht alle, aber einige andere Bildbearbeitungsprogramme bieten solch eine Funktion ebenfalls an. Nachfolgend ist beschrieben, wie man die Automatisierung mit Photoshop CS3 durchführen kann. Bei anderen Versionen ist die Vorgehensweise ähnlich.

Bilder zuschneiden in Photoshop automatisieren

Zunächst sollte man das Bild in Photoshop öffnen. Danach öffnet man das Fenster Aktionen. Innerhalb des Fensters kann ein neuer Satz erstellt werden, der frei benannt werden kann, z.B. Zuschneiden.

Satz Zuschneiden in Photoshop

Innerhalb des Satzes, der entweder erstellt oder bereits vorhanden war, kann dann eine Aktion eingefügt werden, der ebenfalls frei benannt werden kann, z.B. Seitengröße.

Neue Aktion Seitengröße

Danach läuft bereits der Recorder, der alle Schritte aufnimmt. Während der Aufnahme kann man das Bild auf den gewünschten Bereich zuschneiden. Auch das Speichern des Bilds kann aufgezeichnet werden. Als Speicherort sollte man einen neuen, leeren Ordner wählen, damit die Originalbilder für den Fall der Fälle erhalten bleiben. Ist das Bild zugeschnitten und gespeichert, kann die Aufnahme beendet werden. Die aufgenommenen Schritte sollten im Aktionsfenster zu sehen sein.

Aufnahme und Beendigung der Aktionen

Das soeben in einem leeren Ordner gespeicherte Bild sollte wieder gelöscht werden. Denn, im nächsten Schritt werden die aufgenommenen Schritte auf alle Bilder eines Ordners angewendet und dabei wird das Bild erneut erstellt. Die Automatisierung wird in Adobe Photoshop CS3 über Datei - Automatisieren - Stapelverarbeitung eingeleitet.

Automatisierung in Photoshop

Im Fenster Stapelverarbeitung werden wichtige Einstellungen vorgenommen. Hier muss man den Satz und die Aktion auswählen, die angewendet werden soll. Unter Quelle wählt man den Ordner aus, in dem die Screenshots gespeichert sind. Als Zielordner wählt man einen anderen Ordner aus. Hier werden die zugeschnittenen Bilder abgelegt. Hat man bei der Aufnahme auch das Speichern berücksichtigt, kann der Haken bei Speichern unter in Aktionen überschreiben gesetzt werden. Die Stapelverarbeitung wird über die Schaltfläche OK gestartet.

Stapelverarbeitung in Photoshop

Nacheinander werden automatisch alle Bilder des Quellordners geöffnet, zugeschnitten und im Zielordner gespeichert. Die Bilder können dann markiert und per Drag-and-Drop in das Word-Dokument gezogen werden.

Screenshots in Word einfügen

In Verbindung mit einem Capture- und Bildbearbeitungsprogramm kann man relativ schnell Fotos von den PDF-Seiten erstellen, zuschneiden und in Word einfügen. Auf jeden Fall sollten solche Vorgänge nur bei eigenen Dokumenten durchgeführt werden, bei denen man das Kennwort vergessen hat bzw. wenn man dazu berechtigt ist.