Serienbrief erstellen

Zuerst wählen Sie Ihr Hauptdokument, das als Grundlage für den Serienbrief dienen soll. Das kann ein bestehendes Dokument, eine Vorlage oder einfach ein neues leeres Dokument sein.

Wechseln Sie danach in das Register Sendungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck starten und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Briefe. Wenn Sie Ihr Dokument wieder in ein normales Dokument umwandeln möchten, wählen Sie Normales Word-Dokument.

Für Ihren Serienbrief benötigen Sie eine Datenquelle, in der die Namen, Adressen etc. der Empfänger stehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfänger auswählen, öffnet sich ein Menü. Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten.

Vorhandene Liste verwenden: Wenn Sie bereits eine Datenbank besitzen, können Sie die Datenbank auswählen.

Aus Outlook-Kontakten auswählen: Sie können Ihre Outlook-Kontakte als Datenbasis verwenden.

Neue Liste eingeben: Wenn Sie, wie in diesem Beispiel gezeigt, eine komplett neue Datenbank erstellen möchten, in die Sie die Empfängerdaten eingeben.

Geben Sie die Daten in Ihre Datenbank ein. Neue Einträge fügen Sie über die Schaltfläche Neuer Eintrag ein. Sie können bestehende Einträge auch löschen oder innerhalb der Datenbank nach Datensätzen suchen.

Es wurde eine Datenbank mit einigen vordefinierten Feldnamen erstellt. In unserem Beispiel Titel, Vorname, Nachname etc. Das passt oft mit den eigenen Wünschen nicht überein. Zum Beispiel fehlt in unserem Beispiel die Anrede, statt Adresszeile 1 hätten wir lieber Straße. Um die Feldnamen zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten anpassen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Schalten anpassen, erscheint das abgebildete Fenster. Nun können Sie Ihre Feldnamen nach Ihren Wünschen anpassen.

1. Um neue Feldnamen hinzuzufügen.
2. Feldnamen löschen.
3. Feldnamen umbenennen.
4. Feldnamen nach oben zu verschieben.
5. Feldnamen nach unten zu verschieben.

Haben Sie Ihre Datenbank nach Ihren Wünschen angepasst, können Sie dies mit OK bestätigen. In unserem Beispiel haben wir einige Änderungen durchgeführt. Statt Titel haben wir Anrede, statt Adresszeile haben wir nun Straße, einige Spalten wurden gelöscht und verschoben.

Nachdem Sie Ihre Datenbank angepasst und die Daten vervollständigt haben, klicken Sie auf OK. Nun müssen Sie noch angeben, an welcher Stelle und unter welchem Namen die Datenbank gespeichert werden soll.

Normalerweise wählt man als Speicherort Eigene Datenquellen. Als Namen kann beliebige Namen verwenden. In unserem Beispiel haben wir die Datei einfach Adressen genannt. Unter diesem Dateinamen wird die Datenbank später zu finden sein. Eine einmal erstellte Datenbank kann erweitert und immer wieder für Serienbriefe verwendet werden. In Zukunft brauchen Sie im zweiten Schritt nur auf Vorhanden Liste auswählen zu klicken und diese Datenbank auszuwählen.

Schreiben Sie Ihren Brief fertig. Danach müssen Sie die Seriendruckfelder einfügen. Über die Seriendruckfelder bestimmen Sie, an welcher Stelle die Daten aus der Datenbank in Ihr Word-Dokument eingefügt werden. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie die Datenfelder aus, die aus der Datenbank gezogen werden soll. Achten Sie darauf, zwischen den Seriendruckfeldern ein Leerzeichen einzufügen.

Es gibt auch vorgefertigte Adressblöcke und Grußzeilen. Damit bräuchten Sie die Seriendruckfelder nicht einzeln einzufügen. Allerdings entsprechen diese Blöcke oft nicht den Vorstellungen.

Seriendruckfelder werden in 2 eckigen Klammern dargestellt. Um die Seriendruckfelder mit einer grauen Hintergrundfarbe schnell erkennbar zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfelder hervorheben.

Bevor Sie den Seriendruck starten, sollten Sie noch einen prüfenden Blick auf die Briefe werfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse. Über die Pfeilschaltflächen können Sie nacheinander die Ergebnisse anzeigen lassen und prüfen, ob die Briefe Ihren Vorstellungen entspricht.

Wenn Sie in der Vorschau keine Fehler entdecken, können Sie den Seriendruck durchführen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen und zusammenführen, öffnet sich ein Menü.

Einzelne Dokumente bearbeiten: Empfiehlt sich, wenn Sie einzelne Dokumente bearbeiten möchten, bevor sie ausgedruckt werden. Beispielsweise einige zusätzliche Hinweise für bestimmte Empfänger einfügen.

Dokumente drucken: Die Briefe werden direkt auf dem Drucker ausgedruckt.

E-Mailnachrichten senden: Um die Briefe per E-Mail zu schicken.