Serienbriefe: Mit Word Serienbriefe erstellen
Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Einladung an alle Kunden schicken. Jede Einladung manuell zu schreiben wäre praktisch unmöglich. Selbst wenn Sie die Briefe kopieren und nur die Anschrift und Anrede ändern würden, würde das viel zu lange dauern. In diesen Fällen sollten Sie die Möglichkeit nutzen, Serienbriefe in Word zu erstellen. So brauchen Sie einen Brief nur einmal zu erstellen, mit wenigen Mausklicks erstellt Word alle Briefe mit der richtigen Anschrift und Anrede. Das können, 100, 1000, 10000 Empfänger oder mehr sein.
Funktionsweise des Seriendrucks
Für die Erstellung von Serienbriefen gehören zwei wichtige Bestandteile. Einmal das Dokument, welches also Vorlage für die Briefe dienen soll, auch Hauptdokument genannt. Beispielsweise eine Einladung, die an alle Empfänger geschickt werden soll. In diesem Dokument geben Sie an, an welcher Stelle die Adressen der Empfänger eingefügt werden soll.
Dazu werden so genannte Seriendruckfelder benutzt. Seriendruckfelder sind Felder, die bestimmen, welcher Inhalt aus der Datenbank an welche Stelle eingefügt wird. Auf dem Bild sehen Sie die Seriendruckfelder in eckigen Klammern. Darüber bestimmen wir, dass der Name, die Straße, der Ort usw. genau an diese Stelle platziert wird.
Zweitens benötigen Sie eine Adressdatenbank, damit Word aus der Datenbank die Namen und Adressen holen und diese in Ihr Hauptdokument einfügen kann. Aus dem Zusammenspiel zwischen Hauptdokument und Datenbank entstehen dann die fertigen Briefe. Je nach Anzahl der Adressen in der Datenbank bekommen Sie alle Briefe untereinander in einem Dokument aufgelistet. Danach können sie gedruckt und verschickt werden.
