Steuerelemente in Word-Formularen

Im Textverarbeitungsprogramm Word werden die Formularfelder über Steuerelemente eingefügt. Diese befinden sich (in 2007 - 2013) im Menüband Entwicklertools, das ggf. zuerst über die Word-Optionen aktiviert werden muss. In Word 2010 sieht das Menüband wie nachfolgend abgebildet aus. In Word 2007 ist die Ansicht ähnlich. In den vorherigen Versionen mussten die entsprechenden Symbolleisten (Formulare oder Steuerelement-Toolbox) eingeschaltet werden, damit die Symbole für die Steuerelemente angezeigt wurden. Außerdem existierten in den Vorversionen die Inhaltssteuerelemente nicht. Diese sind neu ab der Word-Version 2007. Somit befinden sich ab Word 2007 innerhalb der Gruppe folgende drei Arten von Steuerelementen.

• Inhaltssteuerelemente
• Formularfeld-Steuerelemente (Formulare aus Vorversionen)
• ActiveX-Steuerelemente

Die Inhaltssteuerelemente wurden ab Word 2007 eingeführt. Diese dienen praktisch als Container, die man für bestimmte Inhalte im Dokument vorsehen kann, z.B. wenn an einer bestimmten Stelle Neuigkeiten aus dem Unternehmen stehen sollen. So lassen sich mit Inhaltssteuerelementen Dokumente erstellen, die gut strukturiert sind und einen festen Aufbau haben. Das ist z.B. bei Geschäftsbriefen wichtig, die nach der DIN-Norm gestaltet werden sollen. Inhaltssteuerelemente können natürlich auch in Vorlagen gespeichert werden, so dass der Aufbau für wiederholende Schriftstücke nur einmal erstellt werden muss. Man kann in solche Container nicht wie bei Formularen üblich, nur unformatierten Text einfügen, sondern auch aufwendig formatierte Inhalte. Zudem sind Inhaltssteuerelemente sehr einfach zu handhaben und das Dokument muss nicht extra geschützt werden, damit die Formularfelder verwendet bzw. ausgefüllt werden können.

Der Einsatz von Inhaltssteuerelementen sollte jedoch auf Schriftstücke beschränkt sein, die firmenintern erstellt und bearbeitet werden. Zum Verschicken an Personen außerhalb des eigenen Unternehmens eignen sie sich eher nicht, da sie ab Word 2007 eingeführt wurden und mit älteren Versionen nicht ausgefüllt werden können. Deswegen sind sie bei Word-Dokumenten inaktiv, die für die älteren Word-Versionen im Format .doc gespeichert und in einer Word-Version ab 2007 (im Kompatibilitätsmodus) geöffnet wurden. Um diese wieder zu aktivieren, muss das Word-Dokument im Format .docx gespeichert werden.

Die Formularfeld-Steuerelemente gab es bereits in den früheren Versionen von Word (vor 2007). In Word 2007 werden diese Steuerelemente Legacyformulare genannt. In Word 2010 sind sie unter dem Label Formulare aus Vorversionen zu finden. Formularfeld- Steuerelemente sind ähnlich wie Feldfunktionen, die man in Word für andere Zwecke verwenden kann, z.B. für automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse, wofür die Feldfunktion TOC verwendet wird. Im ungeschützten Modus kann man über die Tastenkombination ALT + F9 die Feldfunktion-Ansicht ein- und ausschalten. Dabei sieht man, dass Formularfeld-Steuerelemente eine starke Ähnlichkeit mit Feldfunktionen haben, deren Namen in geschweiften Klammern auf grauem Hintergrund angezeigt werden. Der Unterschied zu normalen Feldfunktionen ist, dass man Formularfeld-Steuerelemente nicht einfach erweitern oder mit anderen Feldfunktionen verschachteln kann. Sie werden häufig für Word-Formulare verwendet, da sie einfach zu handhaben sind, klassische Formularfunktionalitäten haben wie z.B. die Begrenzung der Anzahl möglicher Zeichen und dazu in den früheren Word-Versionen funktionieren.

Auch die ActiveX-Steuerelemente existierten bereits in den Vorversionen von Word 2007 und wurden über die Symbolleiste Steuerelement-Toolbox eingefügt. Sie sind ähnlich wie Formularfeld-Steuerelemente, jedoch mit erheblich erweiterten Funktionen. Sie sind vorrangig dafür gedacht, um eigene Masken mit Bildlaufleisten (Scrollleisten) und ähnliches zu programmieren, die komplizierte Funktionalitäten haben. Für einfache Word-Formulare sind sie zwar eher nicht geeignet. In manchen Fällen kann das jedoch Sinn machen. Da beispielsweise die Schaltfläche Formularfelder zurücksetzen im geschützten Modus deaktiviert ist, könnte man eine ActiveX-Schaltfläche so programmieren, dass nach einem Mausklick der Formularschutz aufgehoben, die Formularfelder zurückgesetzt und der Formularschutz wieder eingeschaltet wird. Eine kleine Beschreibung hierfür ist unter ActiveX-Schaltfläche zum Zurücksetzen der Felder zu finden.

Die Besonderheit bei ActiveX-Steuerelementen ist, dass man nicht nur die Steuerelemente verwenden kann, die von Word bereitgestellt werden, sondern auch von anderen (externen) Programmkomponenten, die auf dem PC zur Verfügung stehen. Theoretisch können Formulare, die mit ActiveX-Steuerelementen erstellt wurden, auch im Browser ausgefüllt werden. Jedoch unterstützen viele Browser diese Funktionalität aus Sicherheitsgründen nicht. Sie sind daher eher für den firmeninternen Einsatz geeignet.