Stichwortverzeichnis: Erstellen von Index und Indexeinträgen in Word
Ein Stichwortverzeichnis, auch Index genannt, listet alle wichtigen Begriffe in einem Dokument in alphabetischer Reihenfolge mit den Seitenzahlen auf. So kann der Leser schnell herausfinden, auf welchen Seiten die gewünschten Informationen vorkommen. Auf dem unteren Bild ist ein Stichwortverzeichnis beispielhaft abgebildet. Word bietet hier eine gute Hilfe, damit der Index nicht händisch erstellt werden muss. Sind die notwendigen Indexeinträge vorhanden, kann mit wenigen Mausklicks ein Index erstellt werden.
Stichworteinträge, Indexeinträge erstellen
Damit ein Index erstellt werden kann, müssen zuerst die Einträge für Stichwörter, auch Indexeinträge genannt, erstellt werden. Indexeinträge werden im Register Verweise innerhalb der Gruppe Index erstellt.
Hierfür wird zuerst die Textpassage markiert, die als Indexeintrag verwendet werden soll. Über die Schaltfläche Eintrag festlegen wird das Fenster Indexeintrag festlegen geöffnet, in dem die Optionen für den Indexeintrag festgelegt werden.
Fenster Indexeintrag festlegen
Um einen Indexeintrag festzulegen, muss man im entsprechenden Fenster alle notwendigen Werte eingeben und die Optionen einstellen. In den ersten beiden Eingabefeldern werden die Namen für den Haupteintrag und Untereintrag festgelegt. Ein Haupteintrag wäre z.B. Friesland, die Untereinträge Deich, Strand, Ferien, Muscheln, Schiff würden zu Friesland gehören. Auf diese Art und Weise kann man Indexeinträge kategorisieren, bzw. einem Haupteintrag zuordnen. Auf dem ersten Bild ist das Ergebnis zu sehen.
Je Haupteintrag kann eigentlich nur ein Untereintrag zugeordnet werden. Wenn man einem Haupteintrag trotzdem mehrere Untereinträge zuordnen möchte, muss man dafür mehrere Haupteinträge mit jeweils einem anderen Untereintrag erstellen.
Im Bereich Optionen wird festgelegt, was im Stichwortverzeichnis als Ziel angezeigt wird. Wenn man z.B. die Option Querverweis auswählt, kann man einen Hinweis auf eine andere Seite geben, z.B. siehe Seite 5. Wählt man Aktuelle Seite aus, wird im Stichwortverzeichnis die aktuelle Seitenzahl angegeben, indem sich der Indexeintrag befindet. Mit Seitenbereich kann der Hinweis auf eine Textmarke festgelegt werden.
Im unteren Bereich wird das Format für die Seitenzahlen festgelegt, die Optionen Fett und kursiv können eingeschaltet werden.
Zum Schluss muss man natürlich auf die Schaltfläche Festlegen klicken. Mit der Schaltfläche Alle festlegen werden überall dort im Dokument Indexeinträge festgelegt, wo das Wort vorkommt.
Fenster Index
Nachdem die Indexeinträge erstellt worden sind, ist die eigentliche Erstellung des Stichwortverzeichnisses ziemlich einfach. Zuerst wird der Cursor an die Stelle platziert, wo das Index eingefügt werden soll. Im Register Verweise, innerhalb der Gruppe Index wird die Erstellung über die Schaltfläche Index einfügen (siehe zweites Bild) eingeleitet. Das Fenster Index wird geöffnet und die Einstellungen für den Index können hier getätigt werden. Mit der Schaltfläche OK wird der Index eingefügt.
Im oberen Bereich wird eine Vorschau angezeigt. Darunter wird festgelegt, ob die Seitenzahlen rechtsbündig sind, die Füllzeichen zwischen Text und Seitenzahlen sowie das Format. Hier kann man zwischen Klassisch, Modern etc. auswählen und so das Aussehen beeinflussen.
Im rechten oberen Bereich wird der Typ, die Spaltenanzahl sowie die Sprache festgelegt. Im unteren Bereich kann man zusätzlich einen Eintrag festlegen. Mit der Schaltfläche Auto-Markierung kann eine sogenannte Konkordanzdatei angegeben werden. Damit kann die Generierung von Indexeinträgen automatisiert werden. Eine Konkordanzdatei ist ein einfaches Word Dokument mit einer zweispaltigen Tabelle. In die linke Spalte kommen die Begriffe, die im Dokument vorhanden sind, die Word suchen und als Indexeintrag festlegen soll. In die rechte Spalte werden die Texte eingegeben, die im Stichwortverzeichnis für die Texte in der ersten Spalte erscheinen sollen. Diese Methode hat den Vorteil, dass die Indexeinträge automatisch erstellt werden. Das hat jedoch auch den Nachteil, dass für jedes Vorkommen eines Wortes aus der Konkordanzdatei ein Indexeintrag erstellt wird. Oft möchte man jedoch nur für ausgewählte Wörter einen Indexeintrag erstellen. Denn nicht jedes Vorkommen eines angegebenen Wortes bedeutet, dass hier relevante Informationen zu finden sind.
Stichwortverzeichnis aktualisieren
Wie bei einem Inhaltsverzeichnis kann es passieren, dass nach der Erstellung eines Stichwortverzeichnisses weitere Indexeinträge hinzugekommen sind und das Stichwortverzeichnis aktualisiert werden muss. Dieser Schritt muss manuell geschehen. Hierfür klickt man mit der rechten Maustaste in den Index und wählt aus dem Kontextmenü Felder aktualisieren. Der Index wird danach aktualisiert und neu hinzugekommene Indexeinträge werden automatisch in den Index aufgenommen.