TAB-Reihenfolge in Word-Formular einstellen

Viele Benutzer sind daran gewöhnt, beim Ausfüllen von Formularen mit der TAB-Taste von einem Formularfeld zum nächsten zu springen. Die Reihenfolge der TAB-Sprünge sollten daher logisch aufgebaut sein. Beim Einfügen von Formularfeldern in normale Absätze ist die TAB-Reihenfolge identisch wie die Reihenfolge der Absätze (von oben nach unten). Wenn man für die Positionierung der Felder Hilfsmittel wie z.B. Tabellen oder Positionsrahmen benutzt, die eine einzige Verbindung zu einem Absatz haben (Ankersymbol), dann kann es passieren, dass die TAB-Reihenfolge im Word-Formular unlogisch bzw. nicht wie gewünscht ist.

Der Grund für das Verhalten resultiert dadurch, dass die TAB-Reihenfolge sich an die Absatzreihenfolge orientiert. Wenn aber mehrere Positionsrahmen nur mit einem einzigen Absatz verbunden sind, dann entfällt diese Möglichkeit, da nur ein einziger Absatz vorhanden ist. In solchen Fällen ist die TAB-Reihenfolge gemäß der Reihenfolge, wie die Positionsrahmen im Dokument eingefügt wurden.

In einem Beispielformular für Geschäftsbriefe, das in Word 2010 mit Inhaltssteuerelementen und Positionsrahmen erstellt wurde, waren die Felder Betreff, Anrede und Anschreiben in getrennten Positionsrahmen untergebracht. Mit der TAB-Taste wurde vom Feld Betreff zum Feld Anschreiben gesprungen und das Feld Anrede wurde zunächst nicht berücksichtigt bzw. übersprungen. In anderen Word-Versionen ist das Verhalten und die Lösung des Problems wie nachfolgend erläutert ähnlich.

Das Formular war so aufgebaut, dass außerhalb der Positionsrahmen nur eine einzige Absatzmarke existierte und alle Positionsrahmen mit diesem Absatz verbunden waren. Mit welchem Absatz ein Positionsrahmen verbunden ist, erkennt man an dem Ankersymbol das sichtbar wird, wenn man in den Positionsrahmen klickt. Für die logische Reihenfolge hätte man für jeden Positionsrahmen einen Absatz einfügen und der gewünschten Reihenfolge nach mit diesen verbinden müssen, z.B. 1. Positionsrahmen mit dem 1. Absatz, 2. Positionsrahmen mit dem 2. Absatz usw.

Das war jedoch nicht gewollt und ist auch unnötig. Wenn man die Positionsrahmen in der richtigen Reihenfolge einfügt, dann haben die enthaltenen Formularfelder auch die richtige TAB-Reihenfolge, selbst wenn alle Positionsrahmen mit demselben Absatz verbunden sind. Beim Zuweisen von mehreren Positionsrahmen auf ein und denselben Absatz erhält der zuerst eingefügte Positionsrahmen bei der TAB-Reihenfolge auch den ersten Rang und die danach eingefügten die Rangfolgen danach. In diesem Beispielformular war es so, dass der Positionsrahmen für die Anrede zuletzt eingefügt wurde. Deshalb wurde beim Betätigen der TAB-Taste im Feld Betreff die Anrede übersprungen.

Um die Reihenfolge der einzelnen Formularfelder bzw. Positionsrahmen einzusehen, kann man die Gliederungsansicht einschalten.

In der Gliederungsansicht wurde sichtbar, dass das Formularfeld Anrede zuletzt erscheint, obwohl sie im Seitenlayout-Ansicht vor dem Feld mit dem Anschreiben positioniert ist. Die Positionierung in der Seitenlayout-Ansicht mit den Abständen etc. betrifft in diesem Fall jedoch nur das Aussehen. In der Gliederung ist der Positionsrahmen mit dem Formularfeld an letzter Stelle, da dieser zuletzt eingefügt wurde. Um die Reihenfolge zu ändern, wird zunächst der Entwurfsmodus eingeschaltet. Danach klickt man auf den Gliederungspunkt und zieht diesen an die gewünschte Stelle.

Wenn man nicht alle Gliederungspunkte einzeln verschieben möchte, sondern komplette Inhalte von Positionsrahmen, dann kann man wie in diesem Beispiel vorgehen. Zunächst wurde die Gliederungsansicht geschlossen und der Entwurfsmodus eingeschaltet. Das Formular kann in der Entwurfsansicht das Aussehen verändern, da in dem Modus z.B. die Tags angezeigt und die Inhaltssteuerelemente dadurch größer werden. Dadurch kann das Aussehen etwas "durcheinander" geraten. Das Verhalten ist jedoch üblich und sollte zunächst einmal nicht stören.

In dem Formular existierte nur ein einziger Absatz. Um die Reihenfolge zu ändern, wurde temporär ein zweiter Absatz eingefügt.

Danach wurde die Verbindung aller relevanten Positionsrahmen zum temporär eingefügten Absatz verschoben. Hierfür markiert man das Ankersymbol und verschiebt es mit gedrückter Maustaste. Die Positionsrahmen dürfen dabei nicht verankert worden sein, da ansonsten die Verschiebung nicht möglich ist. Nachdem die Anker zum temporären Absatz verschoben wurden, wurde sie in der richtigen Reihenfolge zum ursprünglichen Absatz zurück verschoben.

Als letzter Schritt wurde die Entwurfsansicht wieder ausgeschaltet und die Gliederungsansicht eingeschaltet. Die TAB-Reihenfolge des Word-Formulars war wie gewünscht.