Terminbestätigung und die Anreise zum Vorstellungsgespräch

Nachdem man eine Bewerbung abgeschickt hat und zu denjenigen gehört, die in die engere Auswahl genommen und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, sollte man das Vorstellungsgespräch vorbereiten. Damit das Vorstellungsgespräch nicht beendet wird, bevor es begonnen hat, sollte man die Anreise planen. Denn, hier können einem Fehler unterlaufen die dazu führen können, dass man zu spät erscheint. Und wenn ein Bewerber zu spät kommt, hat in den meisten Fällen bereits eine negative Grundhaltung beim Gesprächspartner erzeugt.

Begründungen für Verspätungen werden in den seltensten Fällen akzeptiert, auch wenn der Gesprächspartner freundlich bleibt und sagt "ist nicht schlimm, das kann vorkommen". Der Gesprächspartner erwartet in der Regel, dass es eben nicht vorkommt und man im Vorfeld einen gewissen Zeitraum für "unvorhersehbare" Dinge einplant. Dazu gehören insbesondere:

• Zugverspätungen
• Staus oder schleppender Verkehr auf den Straßen
• Die Suche nach der Adresse
• Parkplatzsuche

All diese Dinge können vorkommen und daher sollte man hierfür einen großzügigen Zeitraum einräumen. Als Richtwert kann man, je nach Entfernung, ca. 45 Minuten bis 1,5 Stunden zusätzlich für die Anreise einplanen. Ist das Unternehmen in der Nähe, kann man an der Firma vorbeifahren, damit man die Strecke bereits kennt. Das sollte natürlich diskret geschehen. Am besten abends, wenn die Firma geschlossen ist.

Sollte ein Navigationsgerät benutzt werden, sollte man vorher prüfen, ob die Adresse im Navigationsgerät verfügbar ist. Es kann durchaus vorkommen, dass eine Adresse nicht enthalten ist. Zur Sicherheit sollte man immer einen Routenplaner ausdrucken. Denn, es kann immer vorkommen, dass die Technik versagt. Und es wäre ziemlich unangenehmen, beim Unternehmen anzurufen und zu sagen "Ich kann nicht kommen, da ich absolut die Strecke nicht kenne, mein Navigationsgerät ist ausgefallen".

Eine Verspätung kann natürlich trotz großzügiger Zeitplanung für die Anreise immer vorkommen. Je länger die Strecke ist, umso größer ist die Gefahr, dass man sich verspätet. Damit man dem Unternehmen für den Fall der Fälle signalisiert, dass man alles unternommen hat, um rechtzeitig anzukommen, kann man im Vorfeld eine Terminbestätigung schicken und dabei gleichzeitig angeben, wann man die Anreise beginnt. So braucht man im Falle einer Verspätung nichts zu befürchten, denn das Unternehmen weiß, dass man für die Anreise mehr als genug Zeit eingeräumt hat. Außerdem zeigt man durch eine Terminbestätigung Professionalität, dass das Unternehmen Ihnen wichtig ist und Sie sich um das Wohl des Unternehmens kümmern. Die Terminbestätigung könnte man in etwa wie folgt formulieren:

"Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,

gern bestätige ich Ihnen den Termin am TT.MM.YYYY um **.** Uhr bei Ihnen an der <Straße>, <PLZ> <Ort>.

Die gewünschten Unterlagen werde ich zum Termin mitbringen.

Damit ich auf jeden Fall rechtzeitig ankomme, beginne ich die Anreise bereits um **.** Uhr. Sollte trotzdem etwas dazwischen kommen, melde ich mich telefonisch bei Ihnen.

Ich freue mich auf das Gespräch und wünsche Ihnen bis dahin eine gute Zeit.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Name"

Hat man alle Vorsichtsmaßnahmen getroffen und trotzdem droht die Gefahr, dass man sich verspätet, sollte man auf jeden Fall vor Terminbeginn (mind. 15 Minuten vorher) beim Unternehmen anrufen und die Verspätung mitteilen. Hierbei kann man in etwa folgende Sätze sagen:

"Guten Tag, mein Name ist <Vorname> <Nachname>. Ich habe heute um **.** Uhr einen Termin bei Herrn/Frau Mustermann. Ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich mich leider verspäten werde. Ich bin zwar rechtzeitig um **.** Uhr losgefahren. Allerdings ist hier <Grund angeben>. Ich bin im Moment in <aktuellen Ort> und so wie es aussieht bin ich erst um **.** Uhr bei Ihnen."

Ist die Verspätung weniger als 20 - 30 Minuten, dann findet der Termin in der Regel auch statt. Sollte die Verspätung allerdings länger als 30 Minuten sein, sollte man mit "Kann der Termin trotzdem stattfinden?" nachfragen.

Möchte das Unternehmen den Termin verschieben, sollte man das auf jeden Fall akzeptieren und besprechen, wie der nächste Termin vereinbart wird (per E-Mail, Telefon). Manchmal ist der Terminkalender einfach zu voll, um nach 1 Stunde Verspätung ein Gespräch trotzdem durchzuführen. Hat man sich bis hierher korrekt und professionell verhalten, muss man auch nicht befürchten, dass der Gesprächspartner das negativ auffasst. Es kann sogar sein, dass der Gesprächspartner durch das professionelle Verhalten beeindruckt ist und man bereits Pluspunkte gesammelt hat.

Ist man in der Firma angekommen, hängt die Situation von verschiedenen Faktoren ab. Hat die Firma eigene Parkplätze, sollte man darauf achten, dass man nicht einen Parkplatz benutzt, der für jemanden in der Firma reserviert ist. Es macht einen schlechten Eindruck, wenn man z.B. den Parkplatz des Geschäftsführers benutzt.

In der Firma ist die Situation unterschiedlich. Bei kleineren Firmen kann es durchaus sein, dass man direkt vom Firmeninhaber empfangen wird. Bei größeren Firmen meldet man sich beim Empfang an. Hier sagt man in etwa "Guten Morgen/Tag, mein Name ist ***, ich habe um **.** Uhr einen Termin bei Herrn/Frau ***". Häufig muss man einen Besucherschein ausfüllen. Danach wartet man, bis man vom Gesprächspartner abgeholt wird.