Termine und Besprechungen mit Outlook Kalender verwalten
In Outlook ist ein Kalender integriert, über den die Termine für den Arbeitstag verwaltet werden. So hat man einerseits einen guten Überblick über den aktuellen Arbeitstag und andererseits wird man von Outlook immer an die Termine erinnert (in der Standardeinstellung 15 Minuten vor dem Termin). So wird sichergestellt, dass kein Termin vergessen wird.
Besonders in großen Unternehmen sind viele Besprechungen mit Kollegen und Vorgesetzten an der Tagesordnung. Man kann mit Outlook Besprechungseinladungen an die Kollegen schicken, die auf die Einladung eine Zu- oder Absage schicken können. Sobald eine Zusage geschickt wird, haben die Kollegen den Termin automatisch im Kalender eingetragen und werden vor dem Termin daran erinnert.
Für eine Besprechung benötigt man meistens einen Raum. Wenn Ressourcen in Outlook buchbar sind, können Besprechungsräume direkt über Outlook gebucht werden. Als Ort der Besprechung wird dann automatisch der gebuchte Besprechungsraum angezeigt und alle Empfänger sehen, wo die Besprechung stattfindet. So kann man mit Outlook Termine organisieren und gleichzeitig einen Besprechungsraum buchen, ohne hin und her zu telefonieren zu müssen oder ständig Nachfragen zu stellen.
Mit dem Outlook-Kalender können auch Serientermine angelegt werden. Angenommen, man ist der Projektleiter für ein bestimmtes Projekt. Alle zwei Wochen sollen sich die Projektmitglieder treffen, um sich über aktuelle Themen und den Projektfortschritt zu unterhalten. Man kann in dem Fall einen Serientermin anlegen, alle Projektmitglieder einladen und einen Besprechungsraum buchen. Die Projektmitglieder schicken auf die Einladung eine Zusage und haben automatisch alle Termine in ihrem Kalender. Der Besprechungsraum ist ebenfalls für alle Termine gebucht.
In eine Besprechungseinladung kann man nicht nur Texte eingeben, sondern auch Dateien anhängen. Angenommen, man lädt die Teilnehmer für eine Schulung ein. Das komplette Schulungsprogramm, Anfahrtsskizze, Hinweise zur Übernachtung oder andere Dokumente können in die Einladung angehängt werden.
Einladungen können an weitere Empfänger verschickt werden oder heruntergeladen werden. Angenommen, man hat eine Outlook-Einladung über einen Vortrag erhalten. Leider kann man selbst daran nicht teilnehmen und so beschließt der Vorgesetzte, dass stattdessen der Kollege XY daran teilnehmen soll. In dem Fall braucht man nur die Einladung an den Kollegen weiter zu schicken. Alle Daten wie Zeit, Datum, Ort, Informationen oder angehängte Dateien werden mitgeschickt. Eine beliebte Methode gibt es z.B. zur Fußball-Weltmeisterschaft. Im Internet werden häufig komplette Spielpläne zum Download angeboten. Mit wenigen Mausklicks hat man alle Spiele im Kalender und verpasst kein Spiel. Häufig werden in Unternehmen auch die Feiertage zum Download angeboten. So muss man die Feiertage im Überblick und lädt niemanden zu einer Besprechung an einem Feiertag ein.
Ein großer Vorteil von Termineinladungen mit Outlook ist, dass man die Frei- und Gebucht-Zeiten aller Kollegen sieht, die man einladen möchte. Angenommen, man möchte fünf Kollegen für eine Besprechung einladen und fügt sie zu der Outlook-Einladung hinzu. Bereits vor dem Abschicken der Einladung sieht man, ob die Kollegen zu der Zeit überhaupt frei sind. Man kann bequem einen Zeitpunkt aussuchen, an dem alle Zeit haben und erst dann die Einladung abschicken. Das gilt auch für Besprechungsräume. Möchte man einen Besprechungsraum buchen, sieht man vor dem Abschicken der Einladung, ob der Raum überhaupt frei ist.
Man kann natürlich nicht nur Besprechungsräume mit Outlook verwalten. Im Grunde kann man alle Ressourcen anlegen und über Outlook buchen lassen. Angenommen, in einer Firma gibt es Firmenwagen, Notebooks, Handys, Beamer etc. und die Ressourcen sollen über Outlook gebucht und verwaltet werden. Hierfür richtet der Administrator die Ressourcen ein und alle Mitarbeiter können bei Bedarf die Ressourcen buchen.
Für die meisten Features wird der Einsatz eines Exchange-Servers benötigt. Beispielsweise sind die Frei-/Gebucht-Zeiten nur in einer Exchange-Umgebung sichtbar. Mit einem Exchange-Server entfaltet Outlook seine volle Stärke und kann entscheidend dazu beitragen, effizient im Unternehmen zu arbeiten und Abläufe zu vereinfachen. Es ist neben E-Mail das wichtigste Modul und kann wesentlich mehr, als nur die eigenen Termine zu verwalten.