Terminerinnerung in Outlook
In den Unternehmen sind viele Besprechungen an der Tagesordnung. Projektsitzungen, Abstimmungstermine, Präsentationen, Termine mit externen Geschäftspartnern, Kunden etc. Für die Termine sollte man einen Eintrag im Kalender anlegen, sonst kann es passieren, dass man Termine vergisst.
Bei der Anlage eines Termins kann festgelegt werden, wann man an den Termin erinnert werden möchte. Für normale Termine sind standardmäßig 15 Minuten voreingestellt, für ganztägige Termine 18 Stunden. Die Zeit kann geändert werden, z.B. benötigt man für eine Reise mehr Vorbereitungszeit.
Ist die Erinnerungszeit gekommen, öffnet Outlook automatisch ein kleines Fenster, mit dem an den Termin erinnert wird. Hierfür muss das Programm Outlook geöffnet sein. So wird man rechtzeitig daran erinnert und verpasst keine Termine.
Über das Erinnerungsfenster kann man wählen, wie mit dem Termin umgegangen werden soll. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
- X-Schaltfläche (oben rechts): Damit wird das Fenster geschlossen, der Termin wird jedoch weiterhin im Hintergrund geführt. Spätestens beim nächsten Termin oder beim erneuten Öffnen von Outlook wird man an den Termin erneut erinnert.
- Schaltfläche Schließen: Wenn man an den ausgewählten Termin nicht mehr erinnert werden möchte. Damit wird der Termin nicht mehr im Hintergrund geführt und man wird nicht mehr daran erinnert.
- Schaltfläche Alle schließen: Wenn man mehrmals die X-Schaltfläche betätigt hat, sammeln sich die einzelnen Termine an. Über die Schaltfläche Alle schließen werden alle Termine geschlossen.
- Schaltfläche Element öffnen: Der Kalendereintrag wird geöffnet.
- Schaltfläche Erneut erinnern: Über das Listenfeld daneben kann man eine Zeit einstellen und erneut erinnern lassen.
Standardeinstellungen für die Erinnerung ändern
Die Standardeinstellungen für die Erinnerungsfunktion können geändert werden. Hierfür öffnet man über das Register Datei die Bereiche Kalender und Erweitert.
Hier kann die Standardzeit für die Erinnerung geändert, die Erinnerungsfunktion deaktiviert und der Erinnerungssound deaktiviert oder mit einem anderen Sound hinterlegt werden. Hat man die Erinnerungsfunktion deaktiviert, kann man bei der Terminanlage die Funktion für einzelne Termine trotzdem aktivieren. Hierfür wählt man aus dem Listenfeld den Zeitraum für die Erinnerung aus.