Texte und Bilder aus PDF-Dateien kopieren
Elektronische Dokumente werden in der Regel mit Textverarbeitungsprogrammen wie z.B. Word erstellt und bearbeitet. Durch die Verbreitung des Internets und der Notwendigkeit, geschützte Dokumente bereitzustellen, sind außerdem PDF-Dokumente weit verbreitet. Beide Dateitypen basieren zwar auf unterschiedlichen Technologien. Aufgrund der weiten Verbreitung muss man trotzdem hin und wieder PDF-Dateien in Word einfügen. Wenn man keine Inhalte aus den PDF-Dateien zur Weiterverarbeitung in Word benötigt, so kann man diese in Word einbetten oder verknüpfen. Manchmal benötigt man jedoch die Inhalte aus den PDF-Dateien, um sie in Word einzufügen und weiterzuverarbeiten. Sofern die Einstellungen des PDF-Dokuments das zulassen, kann man eine PDF-Datei in Word konvertieren. Wenn man nur einige wenige Inhalte aus der PDF-Datei benötigt, wäre eine Konvertierung ein zu hoher Aufwand. Außerdem benötigt man ein Programm, um die Konvertierung durchführen zu können und solch ein Programm ist häufig nicht vorhanden. In solchen Fällen kann man versuchen, mit Hilfe der Zwischenablage die Inhalte wie z.B. Texte und Bilder aus der PDF zu kopieren und in Word einzufügen. Das sollte natürlich nur bei eigenen Dokumenten durchgeführt werden bzw. wenn man hierfür berechtigt ist.
Auswahlwerkzeug für Texte und Bilder einschalten
Wenn man eine PDF-Datei geöffnet hat, dann kann es sein, dass der Mauszeiger die Form einer Hand annimmt. In dem Modus können Inhalte in PDF-Dateien nicht markiert werden, was jedoch notwendig ist, um diese in die Zwischenablage zu kopieren. In dem Fall muss man zuerst das Auswahlwerkzeug für Texte und Bilder einschalten. Danach können z.B. die Texte wie gewohnt markiert werden. Das Kopieren in die Zwischenablage erfolgt entweder mit dem Tastenkürzel (STRG + C) oder über das Kontextmenü, das über einen Rechtsklick eingeblendet wird und sofern die Sicherheitseinstellungen des Dokuments das erlauben, das Menü Kopieren enthält. Das Kontextmenü kann nämlich unterschiedliche Menüpunkte enthalten. Die Ersteller der PDF-Dateien können über die Sicherheitseinstellungen festlegen, ob und welche Bearbeitungsmöglichkeiten in dem PDF-Dokument aktiviert werden sollen. Daher kann das Kontextmenü von Dokument zu Dokument unterschiedlich sein.
Keine Kopiermöglichkeit bei geschützten PDF-Dateien
Dadurch, dass man Ersteller von PDF-Dateien festlegen kann, ob und welche Bearbeitungs- und Kopiermöglichkeit das Dokument enthält, kann es außerdem passieren, dass das Kopieren über die Zwischenablage gar nicht möglich ist, da man das Dokument mit einem Kennwort geschützt und das Kennwort vergessen hat. In dem Fall wird in der Titelleiste neben dem Dateinamen in Klammern (GESCHÜTZT) angezeigt, das signalisiert, dass für das Dokument gewisse Sicherheitseinstellungen gelten. Die Inhalte können in solchen Fällen zwar mit dem Auswahlwerkzeug markiert werden. Das Kontextmenü kann jedoch soweit eingeschränkt sein, dass es gar nicht geöffnet wird bzw. keine Menüpunkte enthält. In solchen Fällen hilft auch das Tastenkürzel zum Kopieren (STRG + C) nicht und die Inhalte können nicht in die Zwischenablage übertragen werden.
Sicherheitseinstellungen anzeigen lassen
Um zu wissen, welche Sicherheitseinstellungen für das Dokument gelten, kann man sich diese anzeigen lassen. Bei geschützten Dokumenten erscheint in der linken Leiste ein Schlosssymbol für die Sicherheitseinstellungen. Öffnet man diese, kann man über den Link Details zu Berechtigungen das Fenster Dokumenteigenschaften öffnen und im Register Sicherheit detaillierte Informationen erhalten. An dieser Stelle wird z.B. angezeigt, ob das Drucken oder Kopieren zulässig ist oder nicht.
Kennwortschutz aufheben und Sicherheitseinstellungen ändern
Möchte man für ein PDF-Dokument die Sicherheitseinstellungen ändern oder den Kennwortschutz aufheben, so benötigt man das Kennwort, mit dem es geschützt wurde. Ohne das Kennwort ist das nicht möglich und der Sinn eines Kennworts ist, dass es nicht einfach ausgehebelt werden kann. Außerdem wird ein Programm benötigt, mit dem die Sicherheitseinstellungen von PDF-Dateien geändert werden können. Mit dem Adobe Reader ist das beispielsweise nicht möglich. Mit Adobe Acrobat Pro können die Einstellungen wie nachfolgend beschrieben geändert werden.
Die Benutzeroberfläche von Adobe Acrobat ähnelt stark dem des Adobe Readers. Auch hier gibt es in der linken Leiste ein Schlosssymbol mit dem Link Details zu Berechtigungen. Im Fenster Dokumenteigenschaften wird im Register Sicherheit über die Schaltfläche Einstellungen ändern ein Fenster eingeblendet, in das man das Kennwort eingeben muss, mit dem das Dokument geschützt wurde. Ohne das Kennwort kommt man an dieser Stelle nicht weiter.
Hat man das richtige Kennwort eingegeben, gelangt man in das Fenster Kennwortschutz - Einstellungen. Hier kann man z.B. im Bereich Berechtigungen festlegen, ob für die Bearbeitung und das Drucken Einschränkungen gelten und ob die Einstellungen mit einem Kennwort geschützt sein sollen. Setzt man z.B. den Haken bei Kopieren von Text, Bildern und anderem Inhalt zulassen, dann wird das Kopieren über die Zwischenablage wieder ermöglicht.
Sollte eine PDF-Datei Beschränkungen unterliegen und ist das Kennwort nicht mehr bekannt, dann bleibt als ein machbarer Weg, von den Inhalten des PDF-Dokuments Bildschirmfotos (Screenshots) zu erstellen und diese in das Word-Dokument einzufügen. Die Qualität der Bilder ist zwar nicht unbedingt die beste, prinzipiell ist das aber möglich. Das Erstellen und Einfügen der Screenshots ist jedoch zeitaufwändig. Um den Zeitaufwand zu reduzieren, könnte man Programme einsetzen, die die Erstellung der Screenshots vereinfachen, z.B. Hypersnap. Bei Dateien mit sehr vielen Seiten könnte man auch Programme zur Automatisierung wie z.B. Autoit einsetzen, um die monotone Arbeit automatisch durchführen zu lassen. Hierbei muss man jedoch vorsichtig vorgehen, da es z.B. passieren kann, dass ein Wechsel oder ein Mausklick nicht reibungslos verläuft und das Programm die einprogrammierten Schritte trotzdem durchführt und dadurch die Dateien im System bzw. auf dem Desktop durcheinander gebracht werden. Am besten führt man solche Schritte auf einem leeren Desktop durch und stellt sicher, so dass nichts durcheinandergebracht kann und wichtige Dateien nicht gelöscht werden können.