Word-Formulare erstellen mit Inhaltssteuerelementen

Ab der Version 2007 wurden in Word Inhaltssteuerelemente eingeführt, womit man auf sehr einfache Art und Weise Word-Formulare erstellen kann. Auch wenn die einzelnen Elemente ein ähnliches Verhalten wie Formularfeld-Steuerelemente (aus Vorversionen) haben, sind sie nicht nur für klassische Formulare gedacht, sondern dienen als Container, um die Inhalte im Word-Dokument zu strukturieren und den Aufbau des Word-Dokuments festzulegen. So kann man z.B. erreichen, dass ein bestimmter Text an einer bestimmten Position platziert wird. Dem Anwender bieten sie dadurch eine Art Orientierungshilfe.

Ein Unterschied zu den klassischen Formularfeldern ist, dass das Dokument nicht geschützt werden muss, damit man die Inhaltssteuerelemente ausfüllen kann. Sie sind direkt nach dem Platzieren benutzbar. Es werden außerdem Container bereitgestellt, die formatierbar sind. Im Rich-Text Inhaltssteuerelement können sogar Tabellen, Bilder und Grafiken eingefügt werden. Bei herkömmlichen Formularfeldern können in der Regel nur reine Texte eingegeben werden.

Da Inhaltssteuerelemente erst ab der Word-Version 2007 eingeführt wurden, sind Dokumente mit Inhaltssteuerelementen in den vorherigen Versionen nicht nutzbar. Speichert man z.B. ein Word-Dokument, das in dem Format .docx (ab Word 2007) vorliegt und Inhaltssteuerelemente enthält, im Format .doc (vor Word 2007) ab, werden die Inhaltssteuerelemente in statische Inhalte umgewandelt. Öffnet man eine Word-Datei im Format .doc in einer Word-Version ab 2007 (im Kompatibilitätsmodus), sind die Schaltflächen für die Inhaltssteuerelemente deaktiviert.

Die Inhaltssteuerelemente befinden sich im Menüband Entwicklertools. Evtl. muss man zuerst die Word-Optionen öffnen und die Entwicklertools aktivieren, damit das Menüband angezeigt wird. In Office 2010 sehen sie wie nachfolgend abgebildet aus. In anderen Versionen (ab 2007) ist die Ansicht ähnlich.

Markiert man ein Inhaltssteuerelement und klickt auf die Schaltfläche Eigenschaften, wird ein Fenster geöffnet, in dem gewisse Einstellungen zum gewählten Inhaltssteuerelement vorgenommen werden können. Das Eigenschaftsfenster ist aufgrund der unterschiedlichen Arten von Inhaltssteuerelementen ebenfalls unterschiedlich. Beim Datumsauswahl kann man z.B. andere Einstellungen vornehmen als beim Rich-Text oder Bildauswahl. Möchte man ein Inhaltssteuerelement löschen, markiert man diese und drückt die ENTF-Taste. Das Löschen funktioniert jedoch nur, wenn man sich im Entwurfsmodus befindet oder in den Eigenschaften der Haken bei Das Inhaltselement kann nicht gelöscht werden nicht gesetzt wurde.

Bei den meisten Inhaltssteuerelementen wird ein Hinweistext eingeblendet. Dieser dient dazu, dem Benutzer einen Ausfüllhinweis zu geben. Sofern man sich nicht im Entwurfsmodus befindet, wird der Hinweistext durch die Eingabe überschrieben. Möchte man den Hinweistext ändern, muss man den Entwurfsmodus aktivieren. Danach können die Hinweistexte geändert werden. Ein häufig unerwünschter Effekt der Hinweistexte ist (zumindest bei Word 2007 - 2013), dass sie mitgedruckt werden, wenn das Inhaltssteuerelement leer ist bzw. keine Eingabe darin erfolgte. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wenn man die Hinweistexte bei leeren Inhaltssteuerelementen nicht drucken möchte.

Mehrere Inhaltssteuerelemente können zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Hierfür markiert man die zu gruppierenden Inhaltssteuerelemente und klickt auf die Schaltfläche Gruppieren. Welche Gruppen im Dokument vorhanden sind, ist im Entwurfsmodus sichtbar. Das Gruppieren bewirkt, dass die einzelnen Inhaltssteuerelemente nicht mehr gelöscht werden können. Es dient sozusagen als eine weitere Schutzmaßnahme gegen ein Löschen. Zur Aufhebung einer Gruppierung markiert man (im Entwurfsmodus) die Gruppe und klickt auf die Schaltfläche Gruppierung aufheben.

Eine komplette Gruppe kann gelöscht werden, indem man die Gruppe markiert und die ENTF-Taste betätigt. Man kann für die Gruppe ebenfalls die Eigenschaften anzeigen lassen. In den Gruppeneigenschaften ist lediglich der Punkt Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden aktivierbar. Allerdings hat diese Einstellung nur eine Wirkung außerhalb des Entwurfsmodus. Im Entwurfsmodus kann eine Gruppe trotz Löschsperre gelöscht werden.

Schutzmaßnahmen über die Gruppierung können wieder rückgängig gemacht werden, so dass sie keinen absoluten Schutz vor dem Löschen bieten. Damit niemand die Einstellungen rückgängig machen kann, muss ein Formular mit einem Kennwort geschützt werden. Hierfür betätigt man die Schaltfläche Bearbeitung einschränken. Auf der rechten Seite wird daraufhin eine Leiste eingeblendet, in der man die Formatierung auf einige Formatvorlagen beschränken kann. Darunter kann man auswählen, dass nur das Ausfüllen von Formularen zugelassen wird. Über die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden (nicht im Entwurfsmodus) wird ein Fenster eingeblendet, in das man 2x das Kennwort eingeben und damit das Dokument schützen kann.