Inhaltsverzeichnis in Word erstellen
Inhaltsverzeichnisse bieten dem Leser eine Orientierung über den Inhalt eines Dokuments und befinden sich entweder am Anfang oder am Ende eines Dokuments. Es hat sich eingebürgert, dass am Anfang des Dokuments ein Inhaltsverzeichnis erstellt wird und am Ende die sonstigen Verzeichnisse wie Abbildungsverzeichnis, Stichwortverzeichnis oder Literaturverzeichnis.
Bei einem Inhaltsverzeichnis werden die Überschriften sowie die dazugehörigen Seitenzahlen aufgelistet. Diese sind, wenn sie entsprechend eingerichtet sind, anklickbar. So kann man sehr schnell zur jeweiligen Seite im Dokument springen.
Die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses ist in Word ziemlich einfach, wenn die entsprechenden Vorarbeiten gemacht wurden. Die wichtigste Vorarbeit ist, das Dokument zu strukturieren und eine Gliederung zu erstellen. Mit einer Gliederung werden im Dokument Überschriften definiert. Jede Überschrift entspricht dabei einer Ebene. Überschrift 1 bedeutet Ebene 1. Überschrift 2 die Ebene 2. Nachdem das Dokument gegliedert wurde, lässt sich mit wenigen Mausklicks ein Inhaltsverzeichnis erstellen.
Hierfür setzt man den Cursor an die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Im Register Verweise findet man innerhalb der Gruppe Inhaltsverzeichnis die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis. Über diese Schaltfläche lässt wird ein Bereich geöffnet und ein Inhaltsverzeichnis kann eingefügt werden.
Im oberen Bereich kann man zwischen zwei vordefinierten Formaten auswählen. Word übernimmt dabei automatisch die Überschriften aus dem Dokument für die Kapitelüberschriften und fügt ein formatiertes Inhaltsverzeichnis ein. Auch die Seitenzahlen und werden automatisch eingefügt.
Darunter befindet sich der Eintrag manuelle Tabelle. Mit der manuellen Tabelle muss man die Kapitelüberschriften selbst eingeben. Das ist in der Regel nicht sinnvoll, besonders bei großen Dokumenten mit vielen Überschriften würde das enormen Aufwand verursachen. Manchmal kann das jedoch auch notwendig sein, wenn die Kapitelüberschriften nicht mit den Überschriften im Dokument übereinstimmen sollten.
Im unteren Bereich befinden sich drei weitere Menüpunkte. Diese haben folgende Bedeutung:
- Inhaltsverzeichnis einfügen: Hierüber wird zwar ein Inhaltsverzeichnis automatisch eingefügt. Man kann jedoch wie nachfolgend abgebildet im Fenster Inhaltsverzeichnis das Aussehen und einige weitere Optionen selbst festlegen.
- Inhaltsverzeichnis entfernen: Ein im Dokument existierendes Inhaltsverzeichnis wird gelöscht.
- Auswahl im Inhaltsverzeichniskatalog speichern: Wenn das Aussehen eines Inhaltsverzeichnisses an die eigenen Bedürfnisse angepasst und geändert wurde, kann man diese im Inhaltsverzeichniskatalog speichern. So muss man nicht jedes Mal die Formatierung von neuem durchführen. Das ist insbesondere bei Aktualisierungen bzw. Neuerstellung von Inhaltsverzeichnissen wichtig.
Inhaltsverzeichnis individuell formatieren
Hat man bei der Erstellung den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis einfügen ausgewählt, wird das Fenster Inhaltsverzeichnis geöffnet. So kann das zu erzeugende Inhaltsverzeichnis individuell angepasst werden.
Im oberen Bereich sind zwei Vorschaubereiche. Über die Seitenansicht wird angezeigt, wie das Inhaltsverzeichnis im Dokument aussieht. Mit Webvorschau kann man sehen, wie das Inhaltsverzeichnis aussieht, falls das Dokument als Webseite gespeichert wird.
Darunter kann die Ansicht der Seitenzahlen, ob die Seitenzahlen rechtsbündig angeordnet werden sollen und die Füllzeichen zwischen Text und Seitenzahlen eingestellt werden.
Im Bereich Allgemein sind die beiden Optionen Format und Ebenen anzeigen. Mit Format wird aus vordefinierten Formaten (klassisch, elegant etc.) das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses festgelegt, mit Ebenen anzeigen die Darstellung der Ebenen im Inhaltsverzeichnis. Mit den Schaltfläche Optionen werden weitere Optionen für das Inhaltsverzeichnis eingestellt. Mit der Schaltfläche Ändern werden Formatvorlagen für das Inhaltsverzeichnis geändert.
Fenster Optionen für Inhaltsverzeichnis
Über die Schaltfläche Optionen wird das Fenster Optionen für Inhaltsverzeichnis geöffnet. Normalerweise werden im Inhaltsverzeichnis lediglich die Überschriften und die Seitenzahlen angezeigt. Hier kann definiert werden, ob und welche zusätzlichen Felder im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden. Wenn z.B. die Inhaltsverzeichnisüberschrift mit ausgegeben werden soll, setzt man die entsprechende Zahl im Eingabefeld Inhaltsverzeichnisebene, z.B. die Zahl 1. So wird die Ausgabe zusätzlicher Beschriftungen, Überschriften etc. festgelegt. Neben den Überschriften 1-9 sind folgende Felder definierbar: Abbildungsverzeichnis, Beschriftung, Dokumentstruktur, Indexüberschrift, Inhaltsverzeichnisüberschrift, Literaturüberschrift, Sprechblasentext und Standard. All diese Informationen sind zum Inhaltsverzeichnis hinzufügbar. Die Gliederungsebenen und Verzeichniseintragsfelder sind im unteren Bereich ein- oder ausschaltbar. Verzeichniseintragsfelder sind mit einem speziellen Code gekennzeichneter Text {TC}. So kann man Word signalisieren, dass auch ein in der Mitte eines Absatzes vorkommender Text in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll.
Inhaltsverzeichnis aktualisieren
Oft kommt es vor, dass Inhaltsverzeichnisse aktualisiert werden müssen, z.B. wenn neue Inhalte dazugekommen sind. Dadurch verschieben sich z.B. die Seitenzahlen. Das Inhaltsverzeichnis muss in solchen Fällen manuell aktualisiert werden. Das geschieht im Inhaltsverzeichnis über das Kontextmenü Felder aktualisieren. Im nächsten Fenster wählt man aus, ob nur die Seitenzahlen oder das gesamte Fenster aktualisiert werden soll.