Word Vorlagen
In Word wird zwischen Dokumenten und Dokumentvorlagen (Word Vorlagen) unterschieden. Der Unterschied zwischen den beiden Dokumenttypen ist, dass Dokumentvorlagen eher im Hintergrund zu finden sind und die Basis für die Dokumente bilden. Dokumente sind für den Benutzer sichtbare Endprodukte, sprich Brief, Rechnung etc. Das bedeutet, dass jedes Dokument in Word auf einer Word Vorlage basiert. Selbst wenn man ein neues leeres Dokument erstellt, basiert das auf einer Vorlage.
Der Vorteil von Word Vorlagen ist, dass man z.B. für alle ausgehenden Briefe, Rechnungen etc. ein einheitliches Aussehen (mit Logo, Seitenränder, Adressfeld usw.) festlegen kann. Alle anderen Dokumente können dann basierend auf der Word Vorlage erstellt werden. So muss man nicht jedes Mal das Aussehen des Dokuments neu gestalten, sondern legt das Aussehen einmalig in der Word Vorlage fest.
Man kann natürlich nicht nur eine einzige Word Vorlage erstellen sondern beliebig viele. So kann für jede Art der Korrespondenz eine eigene Vorlage erstellt werden, z.B. eine Vorlage für Briefe, eine Vorlage für Mahnungen, eine Vorlage für Rechnungen etc.
Technisch gesehen unterscheiden sich Word Vorlagen von Word Dokumenten nur dadurch, dass sie eine andere Dateiendung haben. Sie werden ab der Version von Word 2007 wie folgt unterschieden:
- Normale Word Dokumente: Dateiendung .docx
- Normale Word Vorlagen: Dateiendung .dotx
- Word Dokumente mit Makros: Dateiendung .docm
- Word Vorlagen mit Makros: Dateiendung .dotm
Word Dokumente hatten in den Versionen Word 97 bis Word 2003 die Dateiendung .doc und Word Vorlagen die Dateiendung .dot. Das T kommt übrigens von Template und heißt übersetzt Vorlage. Folgende Elemente können in Word Vorlagen definiert werden:
- Seitenformatierungen
- Kopf und Fußzeilen
- Formatvorlagen
- Texte, Textfelder, Bilder und sonstige Objekte
- Tastenkürzel
- Symbolleiste für Schnellzugriff
- Makros
Auf Word Vorlagen basierende Dokumente erstellen
Jede Dokument basiert auf einer Vorlage, auch ein neues leeres Dokument. Wenn man ein neues leeres Dokument erzeugt, findet man im Fenster Neues Dokument unterhalb von Leer und zuletzt verwendet die Vorlage Leeres Dokument. Das ist die Standardvorlage für neue, leere Dokumente.
Wenn ein Dokument auf Basis einer Vorlage erstellt wird, dann wird nicht die Vorlage geöffnet, sondern es wird eine Kopie der Vorlage erstellt. Die Vorlagen sind so geschützt und befinden sich an einer Stelle, die nicht so einfach zugänglich sind. Die Vorlage für neue leere Dokumente heißt Normal.dotm und befindet sich in der Regel im folgenden Ordner:
C:\Benutzer\<benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Wenn man nun das Aussehen aller neuen, leeren Dokumente ändern möchte, dann muss man die Vorlage Normal.dotm ändern.
Wenn man die Vorlage Normal.dotm ändert, dann muss man vorsichtig damit sein. Denn darauf basieren alle neuen, leeren Dokumente. Enthält die geänderte Vorlage Fehler, dann wird der Fehler auf alle neuen leeren Dokumente übertragen. Daher sollte man zur Sicherheit eine Kopie der Vorlage erstellen, bevor man sie ändert. Auch ist der Ordner AppData ein versteckter Ordner. Möchte man auf den Ordner zugreifen, muss man die Ansicht für versteckte Dateien und Ordner einschalten.