Outlook Schulung: Mit Online Anleitungen Outlook 2010 lernen
Outlook ist eine Software für Kommunikation, die sich besonders für den Einsatz in großen Unternehmen eignet und in diesen vielfach genutzt wird. Das Programm wird zu Unrecht häufig nur mit E-Mails in Verbindung gebracht. Denn, Outlook kann wesentlich mehr.
Man kann mit Outlook nicht nur E-Mails schreiben und verwalten, sondern die Mitarbeiter und die gesamte Organisation des Unternehmens dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten und Arbeitsabläufe zu erleichtern. Beispielsweise können Besprechungsräume bequem über Outlook gebucht werden, ohne dass eine Person die Räume aktiv verwalten muss. In Verbindung mit einem Exchange-Server kann Outlook sich als ein sehr nützliches Werkzeug erweisen.
Die Anleitungen auf dieser Seite und den Unterseiten sind mit Outlook 2010 erstellt. Bei anderen Versionen ist die Handhabung ähnlich. Outlook stellt mehrere Module bereit.
- Kalender
- Kontakte
- Aufgaben
- Notizen.
E-Mail ist zum Kommunikationsmedium Nr. 1 in den Unternehmen geworden und hat das Telefon fast überflüssig gemacht. Nur noch für dringende oder schwierige Themen wird noch zum Hörer gegriffen. Die übrige Kommunikation kann komplett über E-Mails ablaufen. Ob Anschreiben, Angebote, Rechnungen, Konstruktionszeichnungen oder Preislisten, alles kann per E-Mail verschickt werden.
Damit die tägliche Flut von E-Mails die Mitarbeiter nicht überfordern, sollten sie im Idealfall eine Outlook-Schulung erhalten und E-Mails effizient einsetzen können. Auf diesen Seiten sind viele Anleitungen über Tipps und Tricks vorhanden, um E-Mails effizient zu verwalten. Das betrifft sowohl das Schreiben als auch das Verwalten oder Archivieren von E-Mails.
Kalender
Der Kalender in Outlook ist eine häufig unterschätzte Funktion, obwohl der effiziente Einsatz viel dazu beitragen kann, die Produktivität und Arbeitsabläufe besonders in der Verwaltung zu erhöhen. Wenn man beispielsweise einen Termin mit dem Vorgesetzten wünscht, um über die Projektergebnisse zu berichten, braucht man im Grunde nur einen Termin anzulegen, für den eine Zusage oder Absage geschickt werden kann. Bei der Anlage werden automatisch die freien Zeiträume im Kalender des Vorgesetzten angezeigt und man muss nicht lange suchen, um einen passenden Termin zu finden. Telefonate sind überflüssig und man muss nicht mehr mehrere E-Mails verschicken, um einen passenden Termin zu vereinbaren. Hierfür ist der Einsatz eines Exchange-Servers erforderlich. Besonders im Zusammenspiel mit einem Exchange-Server entfaltet Outlook seine volle Wirkung.
Wurde auf eine Termineinladung eine Zusage geschickt, erfolgt beim Vorgesetzten automatisch ein Eintrag in seinem Kalender. Sobald der Termin ansteht, wird man automatisch über ein kleines Fenster an den Termin erinnert. So wird kein Termin vergessen. Auch in anderen Bereichen ist der Einsatz des Kalenders denkbar.
Beispielsweise könnte man die Buchung von Besprechungsräumen oder sonstigen Ressourcen wie Notebooks, Handys etc. komplett über Outlook abwickeln. Hierfür schickt man an die Ressource eine Einladung, der Ressourcenverantwortliche kann eine Zusage oder Absage schicken. Wird eine Zusage geschickt, gilt die Ressource als gebucht und wird im Kalender entsprechend markiert.
Für wiederkehrende Termine wie z.B. Projektsitzungen können auch Serientermine angelegt werden. Alle Projektmitglieder erhalten eine Outlook-Einladung und sobald sie eine Zusage schicken, erfolgt automatisch ein Serieneintrag im Kalender.
Das sind nur einige Beispiele die jedoch verdeutlichen, dass die Kalenderfunktion zu mehr genutzt werden kann als lediglich seine Termine zu verwalten.
Kontakte
Bei der Verwaltung der Kontakte erweist sich der Einsatz eines Exchange-Servers ebenfalls als sehr nützlich. Wenn im Unternehmen ein Exchange-Server eingesetzt wird, haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die globale Adressliste, in der alle E-Mailadressen sowie weitere Kontaktdaten wie z.B. Abteilung, Gebäude, Zimmernummer etc. verwaltet werden. So müssen die Mitarbeiter die internen Kontakte nicht mehr verwalten sondern lediglich die externen Kontakte. Es können auch zentrale oder eigene Verteilerlisten angelegt werden, in den bestimmte Mitarbeitergruppen, z.B. alle Sekretärinnen in Deutschland, gespeichert sind. Möchte man an sie eine E-Mail schicken, braucht man als Empfänger nur die entsprechende Verteilerliste auszuwählen. Das mühsame Eingeben der E-Mailadressen entfällt.
Aufgaben
Um einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erledigen, gibt es in Outlook den entsprechenden Bereich. Für die Aufgaben können Erinnerungen hinzugefügt werden, damit sie nicht vergessen werden. Auch können Dateien an die Aufgaben angehängt werden, die man für die Erledigung benötigt. So hat man kompakt alle benötigten Dinge in einer einzigen Aufgabe gespeichert. Ist eine Aufgabe erledigt, kann sie von der Aufgabenliste gestrichen werden.
Notizen
Damit das papierlose Büro ermöglicht wird, gibt es auch eine Lösung für Notizzettel, die in vielen Büros immer noch anzutreffen sind. Mit Outlook sind Notizzettel nicht mehr nötig. Alle Notizen können in Outlook gespeichert und verwaltet werden. Insbesondere für neue Mitarbeiter erweist sich die Funktion als sehr nützlich, da man in der Anfangszeit sehr viele Informationen erhält, die irgendwo gespeichert werden müssen. Der Bereich Notizen kann hier eine Lösung bieten.