PDF-Dateien

PDF-Datei
Ein PDF-Dokument

Dateien mit der Endung .pdf werden auch einfach PDF-Dateien genannt. PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format und bedeutet übersetzt in etwa Transportierbares Dokument Format. Das Format wurde von Adobe Systems entwickelt. Die Fertigstellung war im Jahre 1993, kurz vor der rasanten Verbreitung des Internets. Zu der Zeit hatten nicht einmal 1% einen Internetzugang.

Das Format wurde ursprünglich entwickelt, damit Dokumente unabhängig vom Betriebssystem, vom ursprünglichen Anwenderprogramm oder von der Hardware betrachtet werden können. Dem Anwender sollten Dokumente bereitgestellt werden können, deren Aussehen vom Ersteller des Dokuments festgelegt wird und das Dokument auf allen Plattformen gleich aussieht. Zusätzlich sollten die Dokumente nicht verändert werden können. Zumindest nicht auf einfache Art und Weise. Die Dokumente sollten daher geschützt sein.

Der eigentliche Siegeszug und die rasante Verbreitung von PDF-Dokumenten ging mit der Entwicklung des Internets einher. Die Menschen benötigten ein Dateiformat, um Dokumente über das Internet austauschen zu können. Beispielsweise per E-Mail, über FTP-Server oder man wollte einfach Dokumente auf der eigenen Homepage bereitstellen.

Hierbei wurden genau die Eigenschaften benötigt, die PDF-Dokumente haben. Das Internet ist ein weltweites Netzwerk mit Anwendern, die unterschiedlichste Betriebssysteme, Hardware oder Programme auf ihren PC's haben. Auf allen Computern müssen die Dokumente wie vom Ersteller festgelegt gleich aussehen. Auch müssen die im Internet ausgetauschten Dokumente geschützt sein, z.B. sollten AGB's, Preislisten, Angebote etc. nicht verändert werden können.

Genau diese Lücke haben PDF-Dokumente gefüllt und sind heutzutage als gängiges Dateiformat nicht mehr wegzudenken. Hinzu kommt, dass das Programm zum Öffnen von PDF-Dokumenten, der Adobe Reader, kostenlos ist und auf der Homepage von Adobe Systems von allen Anwendern runtergeladen werden kann. Beste Voraussetzungen für die Verbreitung und wie geschaffen für das Internet.

Inhalte von PDF-Dateien

PDF-Dokumente können neben Text auch Hyperlinks, Grafiken, Bilder, Hilfen oder sogar Formularfelder enthalten. So kann man Formulare bequem direkt in einem PDF-Dokument ausfüllen, ausdrucken oder per E-Mail abschicken. Neuere PDF-Dokumente haben eine Navigationsleiste auf der linken Seite. So kann man in einem PDF-Dokument navigieren, als würde man sich auf einer Webseite befinden. Sogar Animationen sind immer mehr in PDF-Dateien eingebettet.

Eigenschaften von PDF-Dateien

In einer PDF-Datei weitere zusätzliche Informationen gespeichert, die für den Anwender auf dem ersten Blick nicht sichtbar sind. Das sind die Dokumenteigenschaften. Im Acrobat Reader können sie über den Menüpunkt DATEI - EIGENSCHAFTEN aufgerufen und eingesehen werden.

PDF-Eigenschaften
Eigenschaften von PDF-Dateien

Im ersten Register sind Informationen zur Beschreibung des Dokuments. Diese Informationen werden automatisch bereitgestellt und zum Teil von den Eigenschaften des Ursprungsdokuments, z.B. Word, übernommen.

  • Datei: Name der PDF-Datei
  • Titel und Verfasser: Der Titel und Autor, sie werden vom Ursprungsdokument übernommen
  • Thema und Stichwörter: META-Angaben zur Beschreibung des Dokuments, ebenfalls im Ursprungsdokument hinterlegbar
  • Erstellt am: Das Erstelldatum
  • Geändert am: Das letzte Änderungsdatum
  • Anwendung: Die Ursprungsanwendung
  • PDF erstellt mit: PDF-Creator mit dem die PDF-Datei erstellt wurde
  • PDF-Version: Version des PDF-Creators
  • Speicherort: Der aktuelle Speicherort
  • Dateigröße: Die Größe der PDF-Datei
  • Seitenformat: Größe der Seiten in mm
  • PDF mit Tags: Wenn ein PDF-Dokument barrierefrei zugänglich sein soll
  • Seitenanzahl: Anzahl der Seiten im Dokument
  • Schnelle Webanzeige: Dadurch wird das Herunterladen vom Internet optimiert, indem z.B. nur die angeforderte Seite geladen wird

Sicherheitseigenschaften von PDF-Dateien

Im Register Sicherheit sind die Sicherheitseigenschaften des Dokuments sichtbar. Das Dokument kann mit oder ohne ein Sicherheitssystem versehen sein. Wenn es mit ein Sicherheitssystem versehen wurde, ist das im oberen Bereich sichtbar. Unterschieden wird dabei nach folgenden Systemen:

  • Kennwortschutz
  • Zertifikatssicherheit
  • Adobe LifeCycle Rights Management
Sicherheitseigenschaften
Eigenschaften im Register Sicherheit

Im unteren Bereich sind die Dokumentenbeschränkungen sowie die Einstellung über die Zulässigkeit aufgelistet. Dazu gehören:

  • Drucken
  • Ändern des Dokuments
  • Dokumentzusammenstellung
  • Kopieren von Inhalten
  • Kopieren von Inhalten für die Barrierefreiheit
  • Seitenentnahme
  • Kommentieren
  • Formularfelder ausfüllen
  • Unterschreiben
  • Vorlagenseiten erstellen

Eingebettete Schriften

Im Register Schriften sind die Schriftarten aufgelistet, die in dem Dokument eingebettet sind. Eine der Stärken von PDF-Dokumenten liegt darin, dass sie auf allen Plattformen gleich aussehen. Hierfür muss sichergestellt werden dass die Schriftart auf dem Computer vorhanden ist. Deshalb werden die Schriften im Dokument eingebettet. Welche das sind, sind in diesem Register sichtbar.

Eingebettete Schriften
Eigenschaften im Register Schriften

Wenn die Schrift über das Pluszeichen aufgeklappt wird, werden die Eigenschaften für die Schriftart angezeigt. In unserem Beispiel handelt es sich um eine TrueType Schriftart mit der ANSI-Codierung.

Neben diesen gibt es die benutzerdefinierten und erweiterten Eigenschaften mit zusätzlichen Einträgen. Für den Anwender ergeben sich meistens zwei Fragestellungen zu PDF-Dateien. Hierfür sind folgende Anleitungen vorhanden.

Zum Öffnen und Erstellen gibt es verschiedene Programme, mit denen das bewerkstelligt werden kann.