Word Formular erstellen

Formulare unterscheiden sich von gewöhnlichen Dokumenten. Daher sollte man sich zunächst über die Vorgehensweise einen Plan erarbeiten, so dass man am Ende für die Erstellung wenig Aufwand betreiben muss. Die nachfolgende Vorgehensweise hat sich beim Erstellen von Formularen bewährt und umfasst sechs Schritte.

• Formular-Layout festlegen: Zunächst wird das Layout des Formulars festgelegt. Das betrifft z.B. die Anzahl, Breite, Höhe und Beschriftung der Formularfelder. Es werden aber auch Layout-Einstellungen festgelegt, die nicht nur die Formularfelder betreffen, z.B. die Abstände, Seitenränder, Schriftgrößen, Schriftauszeichnungen und ähnliche Dinge. Bei Geschäftsbriefen nach DIN-5008 sind z.B. die Positionierungen der einzelnen Bereiche wichtig. Außerdem sollte entschieden werden, mit welchen Techniken die einzelnen Texte und Formularfelder positioniert werden sollen. Beispielsweise haben sich Tabellen als sehr hilfreich zur Formulargestaltung erwiesen, da die Breite und Höhe der Zellen exakt eingestellt werden können.
• Eigenschaften der Felder festlegen: Zu jedem Feld können gewisse Eigenschaften zugewiesen werden. Man kann z.B. festlegen, dass bestimmte Felder nur Ziffern oder Buchstaben enthalten dürfen. Es können z.B. auch Eigenschaften festgelegt werden, die für die Erstellung von barrierefreien Formularen wichtig sind, sodass sehbehinderte Menschen diese ebenfalls am PC ausfüllen können.
• Kompatibilität zur Word-Version festlegen: In den verschiedenen Word-Versionen wurde im Laufe der Geschichte mehrmals die zugrunde liegende Technik geändert. Word-Formulare, die mit und für neue Versionen erstellt wurden, haben einige neue Funktionen. Es kann jedoch passieren, dass diese mit älteren Word-Versionen nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Daher muss man entscheiden, bis zu welcher Word-Version das Formular abwärtskompatibel sein soll. Für einfache Formulare reicht es aus, diese abwärtskompatibel zu älteren Versionen zu gestalten. So ist auch gewährleistet, dass Personen mit älteren Versionen die Formulare ausfüllen können.
• Formular mit Entwicklertools erstellen: Die eigentliche Erstellung des Formular erfolgt mit den sogenannten Entwicklertools, die ggf. in den Optionen aktiviert werden müssen. Für zumindest komplizierte Formulare sollte man zudem den Entwurfsmodus einschalten. Für einfache Formulare ist das jedoch nicht zwingend notwendig.
• Entwurfsmodus beenden: Ist das Layout erstellt und die Formularfelder mit den entsprechenden Eigenschaften platziert, muss der Entwurfsmodus beendet werden, damit man es sperren kann.
• Formulardesign sperren: Damit niemand am grundsätzlichen Aufbau etwas verändert und das Formular nur ausgefüllt werden kann, muss das Formular gesperrt werden. Hierbei wird das Formular so eingerichtet, dass nur die Formularfelder ausgefüllt werden können, jedoch am grundsätzlichen Aufbau, den Positionierungen etc. nichts verändert werden kann. Die Sperrung kann zusätzlich mit einem Kennwort geschützt werden, sodass niemand die Sperrung einfach aufheben und Änderungen durchführen kann.

Wurde das Layout des Formulars, die Eigenschaften der Felder und die Word-Version festgelegt, bis zu der das Formular kompatibel sein soll, kann die eigentliche Erstellung des Formulars beginnen. Sofern noch nicht geschehen, muss man hierfür die Entwicklertools in den Optionen aktivieren. In Word 2010 + 2013 gelangt man zu den Optionen über die Schaltfläche Datei, in Word 2007 über die Office-Schaltfläche. In den vorherigen Versionen werden die Symbolleisten für Formulare benötigt.

Innerhalb der Word-Optionen wählt man auf der linken Seite den Punkt Menüband anpassen. Auf der rechten Seite kann unter Hauptregisterkarten das Häkchen bei Entwicklertools gesetzt und mit der Schaltfläche OK bestätigt werden.

Das Register Entwicklertools sollte daraufhin eingeblendet werden. Es enthält in der Gruppe Steuerelemente unter anderem die Schaltfläche Entwurfsmodus, womit der Entwicklungsmodus eingeschaltet wird. Daneben sind Schaltflächen für Formularfelder vorhanden, über die die Formularelemente eingefügt werden können. Für die Platzierung der Formularelemente ist der Entwurfsmodus zwar nicht unbedingt notwendig. Allerdings vereinfacht die Ansicht die Erstellung von Formularen. Der Entwurfsmodus bezieht sich jedoch nur auf die ActiveX- und Inhaltssteuerelemente (ab Word 2007). Möchte man z.B. ein Formular erstellen, das kompatibel zu älteren Word-Versionen ist und benutzt dabei die Formularelemente aus den Vorversionen, die für einfache Formulare ausreichend sind, so ist es unerheblich, ob man im Entwurfsmodus arbeitet oder nicht.

Ist das Formular erstellt und funktioniert alles ordnungsgemäß, sollte bzw. muss es geschützt werden (bei Verwendung der Formularfelder aus Vorversionen), damit niemand daran Veränderungen vornehmen und das Formular nur ausgefüllt werden kann. Um das zu erreichen, muss man zunächst den Entwurfsmodus ausschalten. Innerhalb der Gruppe Schützen befindet sich die Schaltfläche Bearbeitung einschränken, worüber der Schutzvorgang eingeleitet wird. Hierfür wird auf der rechten Seite eine Leiste mit dem Namen Formatierung und Bearbeitung einschränken (ab Word 2007) eingeblendet.

Über die Leiste Formatierung und Bearbeitung einschränken kann eingestellt werden, was der Benutzer ändern darf. Setzt man das Häkchen unter Formatierungen auf eine Auswahl von Formatvorlagen beschränken, kann man über die darunter liegende Schaltfläche Einstellungen festlegen, welche Formatierungsmöglichkeiten dem Benutzer zur Verfügung stehen. Bei Bearbeitungseinschränkungen wählt man für Formulare die Einstellung Ausfüllen von Formularen aus. Über die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden wird ein Fenster eingeblendet, in dem der Schutz mit einem Kennwort versehen werden kann.